Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến( Online Event)

Với ngành sự kiện, việc áp dụng tổ chức sự kiện trực tuyến hay Online Event, livestream…để mở rộng phạm vi và tìm kiếm phân khúc khách hàng mới với chi phí tiết kiệm đang là xu hướng mới và trong thời điểm dịch Covid-19 xu hướng này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và đang phát huy được hiệu quả.

Sự kiện trực tuyến là gì?

Sự kiện trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo. Đây là loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến, người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua Internet. Sự kiện trực tuyến thường được tổ chức thông qua website, youtube hoặc các kênh mạng xã hội như facebook, zalo, twitter, …

Xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến

Những năm gần đây, trước sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, các sự kiện trực tuyến ngày càng phổ biến như một kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp, tổ chức với khách hàng, cộng đồng trên môi trường trực tuyến. Tuy nhiên, hội thảo trực tuyến chỉ ở quy mô nhỏ hoặc phát trực tiếp (livestream) trên các kênh truyền thông và mạng xã hội như một phần trong sự kiện tham dự trực tiếp.

Tuy nhiên, giải pháp hiện nay nhiều doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện đã linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp nhằm hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng. Sự kiện trực tuyến chính là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp.

Với ưu điểm tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn, nhanh chóng và hạn chế tập trung đông người, các sự kiện trực tuyến đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động truyền thông của tổ chức, doanh nghiệp. Tiết kiệm thời gian, không gian và chi phí khi chỉ cần áp dụng công nghệ hiện đại là bạn đã có thể truyền tải nội dung mình muốn đến khắp nơi trên thế giới.

Giải pháp sự kiện trực tuyến

Ý tưởng sáng tạo

Làm thế nào để truyền tải trọn vẹn những thông điệp và giá trị của thương hiệu đến với người dùng trực tuyến? Câu trả lời là hãy phân loại đối tượng và cung cấp cho người tham dự tất cả những gì họ muốn và cung cấp các cách để kết nối thông qua các tính năng trò chuyện.

Bằng cách này, bạn có thể đưa thương hiệu của bạn gần gũi hơn và lan tỏa hơn trong cộng đồng. Hãy biến những hoạt động của bạn thành 1 sự kiện trực tuyến:

Tổ chức một hội thảo/ hội nghị khách hàng trực tuyến
Họp đại hội cổ đông trực tuyến
Ra mắt sản phẩm mới hoặc demo sản phẩm trực tuyến
Tổ chức các buổi workshop, webinar, hướng dẫn kỹ năng trực tuyến
Phỏng vấn trực tuyến một người có ảnh hưởng trong ngành của bạn
Tổ chức một loạt các khóa học online cho khách hàng
Tổ chức chương trình ca nhạc, giải trí trực tuyến để tri ân khách hàng
Gameshow online

Các loại hình tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến nhất hiện nay

Loại hình sự kiện trực tuyến phù hợp

Không phải loại sự kiện nào cũng có thể tổ chức trên không gian trực tuyến. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức hội thảo, hội nghị hay lớp học trực tuyến miễn là mang đến trải nghiệm chất lượng dành cho người tham dự.

Chương trình hòa nhạc hay biểu diễn nghệ thuật được phát trực tuyến sẽ mang đến trải nghiệm thú vị bởi không chỉ mở rộng số lượng người tham dự vượt giới hạn của một khán phòng mà còn khiến những người tham gia cảm thấy mình được trở thành một phần của buổi diễn.

Một số sự kiện thường là diễn đàn để thảo luận và kết nối các mối quan hệ. Đừng lo lắng về những hạn chế của việc kết nối và xây dựng mối quan hệ. Bằng cách khuyến khích mọi người tham gia vào phần bình luận và những cuộc trò chuyện trong sự kiện trực tuyến, bạn có thể tạo ra không gian để mọi người tương tác, chia sẻ suy nghĩ và thảo luận về sự kiện.

Lựa chọn nền tảng công nghệ

Dựa vào tính chất, quy mô, đối tượng khách mời tham gia sự kiện để bạn quyết định nền tảng phát sóng trực tiếp. Nếu bạn muốn phát trực tiếp sự kiện tại địa điểm đã được lên kế hoạch, kịch bản từ trước với đối tượng mở, số lượng lớn thì hình thức phát trực tuyến như Facebook Live hay Youtube Live sẽ là sự lựa chọn phù hợp.

Còn các sự kiện giới hạn người tham dự hoặc có thu phí, bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên webiste như là các dạng hội thảo trực tuyến (webinar) hoặc sử dụng các phần mềm/ App trực tuyến. Hình thức này đòi hỏi phải được sử dụng công nghệ của bên thứ ba để kết nối với khách mời tham dự. Các công cụ này cho phép triển khai những chức năng dành riêng cho sự kiện trực tuyến như tính năng trò chuyện và đặt câu hỏi, ưu tiên phát biểu hay theo dõi mức độ tương tác của khán giả.

Cùng tìm hiểu tổ chức talk show online chuyên nghiệp

Nếu như bạn muốn tổ chức sự kiện có thu phí thì cần kết nới với các nền tảng bán vé trực tuyến để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Các nền tảng tích hợp bán vé trực tuyến cũng hỗ truyền thông cho sự kiện của bạn, bên cạnh các kênh quảng bá truyền thống.

Có nên tiết kiệm chi phí các thiết bị sản xuất

Việc đầu tư đúng mức vào thiết bị sản xuất sự kiện trực tuyến nhằm hạn chế sự kiện bị gián đoạn giữa khi đang phát sóng, điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc và ảnh hưởng đến những người tham dự. Đừng bỏ qua một số điểm sau để đảm bảo rằng khán giả vẫn đang dõi theo bạn:

– Kiểm tra chất lượng âm thanh và hình ảnh trước khi phát sóng

– Sử dụng máy quay và thiết bị thu âm có chất lượng cao

– Thường xuyên kiểm tra kết nối mạng để đảm bảo đường truyền ổn định khi phát sóng.

Duyệt trước nội dung chính

Kịch bản cần được chuẩn bị chu đáo trước khi sự kiện diễn ra để hạn chế tối đa những rủi ro và sai sót. Đặc biệt là MC, khách mời và diễn giả cần thảo luận với nhau trước khi sự kiện diễn ra để thống nhất lại các vấn đề. Đồng thời, chuẩn bị các kịch bản xử lý tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.

Sự kiện online có tiềm năng đem lại số lượng khán giả tham dự đông gấp nhiều lần hoặc rất nhiều lần so với sự kiện offline, bởi sự kiện online không giới hạn về quy mô và số lượng người tham dự. Và bạn cũng có một dữ liệu người tham gia đủ tiềm năng cho những lần tổ chức sau, một điều mà tổ chức sự kiện tại chỗ không mang lại được. Việc bạn cần làm ở những sự kiện tiếp theo chỉ là sử dụng tập dữ liệu khách hàng có sẵn từ những sự kiện trước để tổ chức một sự kiện thật hay ho, thu hút họ tham gia.

Lý do lựa chọn tổ chức sự kiện trực tuyến?

Tổ chức sự kiện trực tuyến ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những ưu điểm nổi bật của loại hình sự kiện này so với kiểu tổ chức sự kiện truyền thống. Dưới đây là những lý do khiến bạn không thể bỏ qua hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến:

Khả năng tiếp cận cao: Đây là ưu điểm lớn nhất của tổ chức sự kiện trực tuyến vì có thể tiếp cận cùng lúc với một lượng lớn người tham dự từ khắp mọi nơi trên thế giới. Còn các sự kiện tổ chức truyền thống sẽ hạn chế một số người tham dự nhất định.
Tiết kiệm chi phí: Sự kiện trực tuyến giúp doanh nghiệp giảm được rất nhiều khoảng chi phí như địa điểm tổ chức, chi phí vận chuyển, ăn uống, …
Truyền thông hiệu quả: Sự kiện trực tuyến nếu được đầu tư, bài bản thì sẽ tạo được sức hút và hiệu ứng lan tỏa rất tốt trên các kênh truyền thông trực tuyến, giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu rộng rãi hơn.
Trường hợp bất khả kháng: những yếu tố về thời tiêt, thiên tai, dịch bệnh, … đôi khi xảy đến đột ngột và không thể dự đoán được chỉ xảy đến với sự kiện truyền thống thì sự kiện trực tuyến chính là giải pháp để thay thế an toàn và hiệu quả.

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết

Thiết lập mục đích, mục tiêu, loại hình của sự kiện

Mỗi loại sự kiện có tính chất, đặc điểm khác nhau. Do đó, cần xác địch được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện phù hợp. Mục tiêu càng rõ ràng thì càng dễ dàng trong việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình.

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Dựa vào các mục tiêu đã đề ra để lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm các hạng mục thời gian, khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện, nội dung chính của sự kiện (agenda), … Có thể xem đây là một bản phác thảo chung cho toàn bộ sự kiện để có được cái nhìn bao quát toàn bộ chương trình.

Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức

Không phải lúc nào sự kiện trực tuyến cũng tổ chức tại văn phòng công ty. Thông thường chỉ những sự kiện mang tính chất nội bộ hoặc quy mô nhỏ mới được tổ chức bằng cách tận dụng những địa điểm có sẵn.

Xem thêm các loại hình sự kiện trực tuyến phổ biến hiện nay

Đối với các sự kiện có quy mô tổ chức lớn, cần có những không gian lớn hơn cùng những yêu cầu dành riêng cho việc tổ chức sự kiện trực tuyến. Khác với sự kiện được tổ chức trực tiếp, sự kiện trực tuyến không cần không gian có diện tích quá lớn. Tuy nhiên, cần đảm bảo các yếu tố về máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền internet, …

Truyền thông, quảng bá sự kiện trực tuyến

Truyền thông sự kiện trực tuyến cũng là một trong những phần đóng vai trò quan trọng khi tổ chức sự kiện trực tuyến. Nhà tổ chức có thể lựa chọn truyền thông hoàn toàn trực tuyến hoặc kết hợp với các phương tiện truyền thông khác để tăng hiệu quả.

Các sự kiện trực tuyến trên các kênh truyền thông cần được quảng bá đồng bộ trên hệ thống các kênh marketing sẵn có của doanh nghiệp đồng thời tận dụng các kênh truyền thông xã hội và các kênh trả tiền. Trong một số sự kiện hội nghị trực tuyến, việc truyền thông còn được tiến hành kết hợp với các nền tàng đặt vé và thanh toán trực tuyến để tạo nên trải nghiệm xuyên suốt và tiện lợi cho khách hàng.

Viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến

Nếu như trong những sự kiện trực tiếp, kịch bản tạo nên sự liền mạch và uyển chuyển cho chương trình thì trong sự kiện trực tuyến, kịch bản có thể được xem là khâu quan trọng nhất. Bởi vì trong một chương trình phát trực tuyến thì nội dung chính là lý do để thu hút và giữ chân khán giả.

Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến cần được chăm chút kỹ lưỡng trong từng nội dung. Đồng thời, cần lồng ghép những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn cho sự kiện.

Triển khai các hạng mục của sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, ban tổ chức tiến hành triển khai các hạng mục với các bộ phận có liên quan theo deadline đã được thống nhất. Một ưu điểm lớn của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chính là giảm bớt các hạng mục liên quan đến thi công, F&B,… khi triển khai các hạng mục. Thay vào đó, nguồn lực sẽ được tập trung cho việc sản xuất và truyền thông.

Tìm hiểu thêm Virtual Event là gì? Xu hướng của ngành tổ chức sự kiện

Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến được trình bày theo các bước chi tiết. Để một sự kiện trực tuyến được diễn ra thành công tốt đẹp, ngoài việc thực hiện theo đúng quy trình, nhà tổ chức cũng cần có kinh nghiệm để linh hoạt xử lý các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
Mail: truyenthongbsg@gmail.com