Các yếu tố ảnh hưởng đến cảm xúc khách mời trong sự kiện
Trong ngành tổ chức sự kiện, yếu tố kỹ thuật – như sân khấu, âm thanh, ánh sáng – luôn quan trọng. Nhưng có một khía cạnh tinh tế hơn, mang tính “vô hình” nhưng quyết định sự thành bại của cả chương trình: cảm xúc của khách mời. Một sự kiện thành công không chỉ dừng lại ở việc "tổ chức trọn vẹn", mà còn ở chỗ khách mời rời đi với tâm trạng tích cực, ấn tượng sâu sắc và mong muốn quay lại lần sau.
Vậy đâu là những yếu tố tạo nên “hiệu ứng cảm xúc” ấy? Dưới đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp – cả lý tính lẫn cảm tính – đến trạng thái cảm xúc của người tham dự mà người làm sự kiện cần đặc biệt lưu ý:
1. Không gian và môi trường sự kiện
Không gian sự kiện là thứ đầu tiên mà khách mời tiếp xúc. Một không gian được thiết kế tốt không chỉ là nơi “đẹp để chụp hình” mà còn tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu về tâm lý. Sự thông thoáng, ánh sáng tự nhiên, bố cục chặt chẽ giữa khu vực đón tiếp – khu vực chính – khu vực giải lao giúp khách mời không bị choáng ngợp hoặc bối rối.
Nếu là không gian ngoài trời, yếu tố thời tiết, hướng ánh nắng, vị trí chỗ ngồi cũng ảnh hưởng rất nhiều đến cảm xúc khách mời. Một không gian quá ngột ngạt, lộn xộn sẽ khiến người tham dự mất đi sự tập trung và dễ sinh tâm lý tiêu cực.
2. Âm thanh và ánh sáng – ngôn ngữ cảm xúc không lời
Âm thanh quá lớn, bị rè, hoặc ánh sáng quá chói, thay đổi liên tục… đều là "sát thủ cảm xúc" trong các sự kiện. Ngược lại, âm nhạc êm dịu ở khu vực đón tiếp, hệ thống loa bố trí đều, ánh sáng ấm áp và tập trung đúng điểm nhấn sẽ khiến khách mời cảm thấy được quan tâm và nâng niu trải nghiệm.
.png)
Ngoài ra, âm nhạc nền (background music) trong giờ nghỉ, khu vực tea break hay lễ tân cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giữ nhịp cảm xúc và tạo không khí dễ chịu cho sự kiện.
3. Trải nghiệm tương tác cá nhân hóa
Một trong những xu hướng hiện đại là cá nhân hóa trải nghiệm khách mời: từ việc gọi đúng tên khi check-in, tặng quà cá nhân hóa, đến việc tạo những khu vực chơi game, check-in hoặc trải nghiệm công nghệ (AR, VR, photobooth) mà họ có thể tương tác.
Khi khách mời được "tương tác" chứ không chỉ "quan sát", họ dễ dàng gắn kết cảm xúc với sự kiện. Đây là một yếu tố tạo ra “memory point” – những khoảnh khắc đáng nhớ.
4. MC và người dẫn dắt chương trình
Ngoài MC, nếu có các diễn giả, người nổi tiếng hay khách mời đặc biệt tham gia chia sẻ thì khả năng kết nối cảm xúc càng được nhân đôi nếu họ thể hiện gần gũi, chân thành và tạo cảm giác “người thật – việc thật”.
5. Dòng chảy kịch bản và thời lượng chương trình
Một chương trình quá dài, thiếu điểm nhấn hoặc lặp đi lặp lại sẽ khiến cảm xúc khách mời "tụt mood". Để tránh điều đó, kịch bản phải được thiết kế có nhịp – có cao trào – có điểm lắng – và có kết thúc ấn tượng.
Việc bố trí các tiết mục giải trí nhẹ nhàng đan xen phần nội dung chính cũng giúp khách mời có thời gian “hồi sức cảm xúc”, tránh bị nhàm chán. Đừng quên nguyên tắc: càng ngắn gọn – càng đọng sâu.
6. Thái độ và kỹ năng của đội ngũ nhân sự
.png)
Từ nhân viên lễ tân, kỹ thuật đến phục vụ tiệc – tất cả đều là những “điểm chạm” nhỏ mà khách mời ghi nhớ. Một nụ cười đúng lúc, lời chào nhẹ nhàng hay sự hỗ trợ tận tình khi khách cần giúp đỡ – đều là chất xúc tác nâng cao cảm xúc tích cực.
Ngược lại, sự thờ ơ, thiếu chuyên nghiệp hay thái độ không thân thiện sẽ để lại ấn tượng tiêu cực, dù chương trình có được đầu tư bài bản đến đâu.
7. Văn hóa tôn trọng – yếu tố tinh thần không thể thiếu
Cảm xúc khách mời bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi sự tôn trọng: tôn trọng thời gian, tôn trọng quyền riêng tư, tôn trọng sự khác biệt. Hãy đảm bảo không có những nội dung phản cảm, thời gian trễ nải hoặc sắp xếp ghế ngồi không rõ ràng. Sự văn minh và chỉn chu luôn là điều khách mời mong đợi.
Tổ chức một sự kiện thành công không chỉ nằm ở những gì hữu hình, mà còn ở việc chạm đến cảm xúc vô hình của người tham dự. Khi bạn tạo được những khoảnh khắc tích cực, dễ chịu, được lắng nghe và được tương tác – khách mời sẽ không chỉ nhớ sự kiện, mà còn nhớ thương hiệu, con người và giá trị mà bạn truyền tải.
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com