10 tình huống phát sinh trong sự kiện và cách xử lý nhanh gọn

Trong tổ chức sự kiện, không ai mong muốn xảy ra sự cố. Nhưng thực tế lại cho thấy, những tình huống phát sinh bất ngờ luôn hiện hữu, thậm chí là không thể tránh khỏi – dù bạn đã chuẩn bị kỹ đến đâu. Đó có thể là một tiết mục bị lỗi kỹ thuật, khách VIP đến muộn, âm thanh trục trặc hay đơn giản là... mưa đột ngột đổ xuống sân khấu ngoài trời.

Điều tạo nên sự khác biệt giữa một sự kiện thành công và một sự kiện thất bại không nằm ở việc có sự cố hay không, mà nằm ở cách bạn ứng biến – kiểm soát – xử lý tình huống như thế nào để vẫn giữ được sự mượt mà, chuyên nghiệp và trải nghiệm tích cực cho người tham dự.

Cùng điểm qua 10 tình huống phát sinh phổ biến trong sự kiện và gợi ý cách xử lý gọn – nhanh – chuyên nghiệp dưới đây:

1. Khách VIP hoặc diễn giả đến muộn

Tình huống: Diễn giả chính, đại diện lãnh đạo hoặc nhân vật quan trọng bất ngờ đến trễ khiến timeline bị xáo trộn.

Cách xử lý:

Linh hoạt chuyển các tiết mục phía sau lên trước (tiết mục văn nghệ, minigame, hoạt động tương tác).
MC thông báo khéo léo, giữ không khí thoải mái.
Cập nhật liên tục với ban tổ chức qua bộ đàm hoặc group chat nội bộ.

2. Âm thanh bị mất tiếng hoặc nhiễu sóng

Tình huống: Micro bị mất tiếng, hú rít, loa rè khiến người nghe khó chịu.

Cách xử lý:

Luôn có kỹ thuật viên âm thanh túc trực tại chỗ.
Chuẩn bị micro dự phòng (không dây và có dây).
MC ứng biến bằng giọng nói tự nhiên, chèn câu chuyện hài hước nếu cần trì hoãn ngắn.

3. Trời mưa bất chợt khi tổ chức ngoài trời

Tình huống: Sự kiện ngoài trời gặp mưa đột ngột làm ảnh hưởng sân khấu, thiết bị và trải nghiệm khách mời.

Cách xử lý:

Luôn có phương án B: mái che di động, chuyển vào trong nhà, dựng rạp khẩn cấp.
Chuẩn bị áo mưa mỏng, bạt phủ thiết bị.
Giao việc nhanh cho đội hậu cần – nhân sự túc trực.

4. Màn hình LED bị lỗi hiển thị

Tình huống: LED nhấp nháy, đơ hình hoặc không hiển thị nội dung đúng kịch bản.

Cách xử lý:

Kỹ thuật viên cần kiểm tra kết nối từ laptop đến bộ điều khiển.
Thay laptop, file trình chiếu hoặc chạy backup bằng USB.
MC giữ sự tương tác khéo léo trong lúc xử lý.

5. Khách mời bỏ về sớm, không nán lại đến phần chính

Tình huống: Nhiều khách ra về khi chưa đến phần trọng tâm khiến không khí bị loãng.

Cách xử lý:

Chèn tiết mục hấp dẫn ngay trước phần chính (rút thăm trúng thưởng, khách mời đặc biệt, tiết mục bất ngờ).
MC liên tục nhấn mạnh “điểm nhấn” sắp tới để giữ chân.
Bố trí không gian thuận tiện di chuyển nhưng có kiểm soát.

6. Nhân sự phục vụ không đủ, không chuyên nghiệp

Tình huống: Lễ tân bối rối, phục vụ tea break không kịp, bảo vệ không biết điều phối lối vào.

Cách xử lý:

Luôn có trưởng nhóm giám sát từng đội.
Cung cấp sơ đồ di chuyển, bảng phân công cụ thể trước sự kiện.
Gọi nhân sự dự phòng từ đối tác agency hoặc team nội bộ.

7. Thiết bị kỹ thuật bị cháy hoặc hỏng đột xuất

Tình huống: Đèn sân khấu cháy, loa chập điện hoặc máy chiếu không hoạt động.

Cách xử lý:

Có thiết bị dự phòng sẵn trong kho kỹ thuật.
Hợp đồng thuê ngoài phải có điều khoản thay thế nhanh chóng.
Giữ kết nối liên tục giữa đạo diễn sự kiện – kỹ thuật viên – điều phối tổng.

8. Trục trặc trong check-in hoặc phát quà

Tình huống: Check-in quá tải, danh sách rối loạn, thiếu quà tặng đúng phân loại.

Cách xử lý:

Tách nhiều line check-in theo nhóm (VIP – khách mời – media…).
Phát quà theo mã QR hoặc vé mời.
Chuẩn bị thêm 10-15% quà dự phòng.

9. Trục trặc với nghệ sĩ, nhóm biểu diễn

Tình huống: Nhóm múa đến muộn, nghệ sĩ bận show đột xuất hoặc không đến đúng giờ.

Cách xử lý:

Luôn xác nhận nhiều lần trước sự kiện.
Có nhóm biểu diễn dự phòng hoặc tiết mục “chữa cháy”.
Sẵn sàng xoay timeline để không làm lộ khoảng trống sân khấu.

10. Sự cố y tế – ngất xỉu, chuột rút, mất sức

Tình huống: Khách mời bị ngất, chóng mặt hoặc có vấn đề sức khỏe.

Cách xử lý:

Luôn có túi y tế – nước uống – nhân sự y tế trực tại hậu trường.
Nhân viên an ninh hỗ trợ nhanh – đưa khách vào khu vực nghỉ ngơi riêng.
Giữ bí mật, không gây hoang mang cho toàn bộ sự kiện.

Một sự kiện chuyên nghiệp không chỉ nằm ở việc chuẩn bị hoành tráng hay thiết kế bắt mắt – mà chính là khả năng kiểm soát tình huống và ứng biến linh hoạt. Những tình huống trên là ví dụ điển hình về những “cú tát thực tế” mà đội tổ chức phải lường trước và luyện tập cách phản ứng.

Hãy luôn có kế hoạch B, C, D cho mọi kịch bản – và quan trọng hơn hết, chọn cho mình một đối tác tổ chức sự kiện uy tín, có kinh nghiệm xử lý sự cố từ A đến Z, để mỗi sự kiện bạn tổ chức luôn trọn vẹn, an toàn và đáng nhớ.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com