Tổ chức sự kiện ngoài trời cho trẻ: Check-list không thể thiếu

Trẻ em là đối tượng đặc biệt – vừa dễ thích nghi với những điều mới lạ, vừa cực kỳ nhạy cảm với môi trường xung quanh. Chính vì vậy, mỗi khi lên kế hoạch tổ chức một sự kiện ngoài trời cho các em, như: Ngày Quốc tế Thiếu nhi, Tết Trung thu, sinh nhật tập thể, lễ tổng kết năm học... bạn không chỉ cần yếu tố sáng tạo mà còn phải bảo đảm được sự an toàn, logic trong vận hành và sự chuẩn bị toàn diện. Một kế hoạch thiếu tính thực tế có thể khiến một sự kiện tưởng chừng rất đơn giản lại trở thành một "mớ bòng bong".

Đó là lý do check-list chi tiết dưới đây ra đời – để giúp bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào khi tổ chức sự kiện ngoài trời dành riêng cho trẻ nhỏ.

1. Khảo sát & chọn địa điểm kỹ lưỡng

Trẻ em rất hiếu động, vì vậy địa điểm tổ chức cần phải:

Rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ và có hệ thống thoát nước tốt nếu chẳng may mưa bất chợt.
An toàn: Không gần mặt nước sâu, vách dốc, bãi đất đá, khu vực đang thi công hoặc có giao thông qua lại.
Dễ kiểm soát: Có rào chắn, giới hạn không gian, dễ phân luồng di chuyển.
Ưu tiên các địa điểm có bóng mát tự nhiên hoặc có thể dễ dàng dựng mái che.

Gợi ý: công viên nhỏ trong khu dân cư, sân trường, sân thể thao, khu tổ hợp văn hóa thiếu nhi có mái vòm che.

2. Kịch bản chương trình rõ ràng & phù hợp với độ tuổi

Một sự kiện hấp dẫn bắt đầu từ một timeline chương trình thông minh. Bạn nên:

Phân chia thời lượng thành các phần rõ ràng: check-in – khai mạc – biểu diễn – trò chơi – kết thúc – phát quà.
Tùy độ tuổi mà chọn trò chơi phù hợp: trẻ mẫu giáo nên ưu tiên vận động nhẹ, trò chơi nhóm; trẻ tiểu học có thể tổ chức mini game có phần thưởng.
Nên có hoạt động nghệ thuật để trẻ biểu diễn: múa, hát, kể chuyện, đóng kịch – giúp tăng tính tham gia và tự tin.

Tip: Luôn có phương án B nếu một phần của chương trình không thể diễn ra do thời tiết hoặc sự cố kỹ thuật.

3. Danh sách vật dụng & trang thiết bị không thể thiếu

Sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị kỹ lưỡng hơn trong khâu trang thiết bị:

Sân khấu thấp, có mái che, thảm lót mềm, hệ thống chắn gió hoặc lưới an toàn.
Ghế nhựa, bàn thấp, ô che nắng, backdrop chụp ảnh, bảng tên nhóm/trò chơi.
Hệ thống âm thanh vừa đủ, không gây chói tai hay phản âm, micro không dây để dẫn chương trình.
Khu vực check-in với thẻ tên, dây đeo cổ, chấm công trẻ vào/ra bằng bảng danh sách hoặc mã QR cho phụ huynh.

Đặc biệt lưu ý: tất cả trang thiết bị phải được kiểm tra kỹ, tránh góc cạnh nhọn, vật liệu dễ vỡ hoặc nguy hiểm cho trẻ.

4. Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm & chu đáo

Hoạt náo viên – MC – PG cần có chuyên môn làm việc với trẻ, biết cách xử lý tình huống và giữ được năng lượng tích cực.
Giám sát viên tại từng khu trò chơi, đảm bảo trẻ không tranh giành, xô đẩy nhau.
Y tế trực chiến, có túi sơ cứu và điểm chăm sóc sức khỏe mini nếu cần.
Đội hậu cần chuẩn bị nước, khăn giấy, tủ lạnh mini, dụng cụ vệ sinh nhanh khi có tình huống bất ngờ.

5. Ăn uống và vệ sinh thực phẩm

Đừng chủ quan với chuyện ăn nhẹ! Một số lưu ý:

Nước uống đóng chai, nước lọc tinh khiết, ly giấy hoặc ly cá nhân.
Bánh quy, trái cây gọt sẵn, thạch rau câu, sữa chua uống là những lựa chọn dễ ăn và phù hợp.
Nếu có phần ăn chính, phải niêm yết nguyên liệu, tránh dị ứng, vệ sinh an toàn thực phẩm nghiêm ngặt.
Khu vệ sinh cần được làm sạch liên tục, có người hướng dẫn trẻ dùng đúng cách.

6. Quà tặng & phần thưởng xinh xắn, ý nghĩa

Quà không cần đắt, nhưng nên mang tính cá nhân hóa hoặc có tính ứng dụng cao: balo nhỏ, sticker, huy hiệu, tranh vẽ, khung ảnh mini.
Có thể phát quà riêng cho trẻ thi tốt, trẻ nỗ lực, hoặc giải “đặc biệt” dành cho những khoảnh khắc ấn tượng.

Gợi ý: in hình tập thể trong sự kiện, tặng lại cho trẻ hoặc phụ huynh vài ngày sau như một món lưu niệm.

7. Giải pháp thời tiết & phương án khẩn cấp

Luôn có kế hoạch ứng phó trời mưa/nắng gắt: nhà bạt, ô dù, mũ lưỡi trai, kem chống nắng mini.
Có sơ đồ thoát hiểm, khu vực tránh nóng, khu vực sơ cứu nhanh.
Cần có hệ thống liên lạc khẩn với phụ huynh, đặc biệt nếu tổ chức ở địa điểm ngoài trường học.

Một sự kiện ngoài trời cho trẻ chỉ thực sự thành công khi để lại được dấu ấn cảm xúc tích cực, nhưng vẫn bảo đảm sự an toàn tuyệt đối. Dù bạn là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay giáo viên, phụ huynh tự tổ chức, thì việc chuẩn bị đầy đủ – chi tiết – linh hoạt sẽ là yếu tố quyết định. Hãy đặt trải nghiệm của trẻ ở trung tâm, nhưng luôn nhìn sự kiện bằng “con mắt của người lớn có trách nhiệm”.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com