Tổ chức sự kiện kết hợp hội chợ – triển lãm – trưng bày sản phẩm
Trong vài năm gần đây, các thương hiệu và doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến mô hình sự kiện tích hợp, nơi hội chợ, triển lãm và trưng bày sản phẩm cùng diễn ra trong một không gian chung. Sự kiện không còn đơn thuần là dịp gặp gỡ hay ra mắt sản phẩm mà trở thành nền tảng để khách hàng được trải nghiệm, tìm hiểu và tương tác trực tiếp với thương hiệu. Hình thức kết hợp này giúp tối ưu chi phí, thu hút đa dạng đối tượng khách tham dự và mang lại hiệu quả truyền thông lẫn thương mại rõ rệt. Tuy nhiên, việc tổ chức loại hình sự kiện đa dạng như vậy đòi hỏi kế hoạch kỹ lưỡng, điều phối chuyên nghiệp và tư duy chiến lược để đảm bảo các mục tiêu không bị chồng chéo hay loãng thông điệp.
Xác định rõ mục tiêu: Ưu tiên cái gì để làm trọng tâm cho toàn bộ chương trình
.jpg)
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định đâu là mục tiêu trọng tâm của sự kiện. Nếu muốn nhấn mạnh vào việc giới thiệu sản phẩm mới, hãy đầu tư vào khu trưng bày và các hoạt động trải nghiệm. Nếu mục tiêu chính là kích cầu mua sắm, thì phần hội chợ với các ưu đãi hấp dẫn sẽ là trung tâm. Trong khi đó, nếu mục tiêu là nâng tầm thương hiệu và thể hiện tính nghệ thuật, sáng tạo, không gian triển lãm sẽ đóng vai trò dẫn dắt. Một chương trình có thể có nhiều mục tiêu, nhưng nên phân rõ đâu là chính – đâu là phụ để tránh dàn trải nội dung và khiến khách mời không rõ thông điệp chính cần ghi nhớ là gì.
Xây dựng concept tổng thể
Concept là linh hồn của sự kiện – nơi gắn kết mọi hoạt động và khu vực lại với nhau. Khi xây dựng sự kiện tích hợp, hãy nghĩ đến một chủ đề xuyên suốt mang tính biểu tượng, dễ nhớ và truyền cảm hứng. Ví dụ như “Chạm vào tương lai” cho các sản phẩm công nghệ, hay “Vị quê hương – Hơi thở hiện đại” cho các thương hiệu truyền thống đang chuyển mình. Bố cục không gian nên được phân vùng rõ ràng: khu triển lãm nghệ thuật, khu gian hàng thương mại, khu trưng bày sản phẩm, khu trải nghiệm, khu talkshow… Tất cả cần được kết nối bằng một thiết kế đồng bộ về màu sắc, chất liệu và phong cách để tạo nên tổng thể mạch lạc và chuyên nghiệp.
Thiết kế timeline và hoạt động
.jpg)
Vì có nhiều hoạt động diễn ra song song nên timeline của sự kiện cần được xây dựng chi tiết và logic. Sân khấu chính có thể dành cho phần khai mạc, giới thiệu đại diện thương hiệu, biểu diễn nghệ thuật hoặc talkshow khách mời. Trong khi đó, các hoạt động bên ngoài như mini game, trải nghiệm sản phẩm, chương trình ưu đãi có thể luân phiên theo khung giờ nhất định để tạo hiệu ứng cao trào liên tục, giữ chân khách. Điều quan trọng là tránh để các hoạt động chồng lấn nhau gây rối loạn, đồng thời nên có đội điều phối riêng cho từng khu vực.
Thiết kế không gian trưng bày và gian hàng
Khu vực trưng bày và gian hàng cần được bố trí khoa học, vừa thuận tiện cho việc di chuyển vừa tạo được ấn tượng thị giác. Những gian hàng bán sản phẩm nên nằm ở khu vực dễ tiếp cận, có điểm thu hút thị giác như backdrop, biển hiệu nổi bật. Khu vực trưng bày sản phẩm mới hoặc sản phẩm chủ lực nên được đầu tư kỹ lưỡng về ánh sáng, chất liệu và bố cục trưng bày. Ngoài ra, không gian trải nghiệm trực tiếp – nơi khách có thể dùng thử, tương tác hoặc chụp hình – sẽ giúp tăng cảm xúc và tăng tỷ lệ chuyển đổi mua hàng.
Chiến lược truyền thông
Truyền thông là yếu tố sống còn cho một sự kiện tích hợp. Trước sự kiện, hãy tận dụng mạng xã hội, email marketing, báo chí và KOLs để quảng bá rộng rãi. Trong ngày diễn ra, cần có đội media ghi hình, livestream, tạo viral qua mini game, check-in nhận quà… Sau sự kiện, các video recap, album ảnh và tin bài hậu kỳ sẽ giúp kéo dài hiệu ứng truyền thông và tăng độ phủ cho thương hiệu. Truyền thông hiệu quả không chỉ giúp sự kiện đông khách mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo niềm tin nơi khách hàng.
Điều phối nhân sự và vận hành hậu cần
.jpg)
Một sự kiện nhiều đầu mục như vậy cần một đội ngũ chuyên nghiệp gồm các vai trò cụ thể: nhân sự điều phối từng khu vực, đội kỹ thuật âm thanh – ánh sáng – LED, nhóm MC – PG – bảo vệ – y tế, và đặc biệt là nhóm media tác nghiệp nhanh. Các bộ phận phải có phương tiện liên lạc nhanh như bộ đàm hoặc app điều phối để tránh lộn xộn, nhầm lẫn. Hậu cần như nhà bạt, quạt mát, biển chỉ dẫn, nước uống, bàn ghế chờ cũng là những yếu tố không thể thiếu, nhất là với sự kiện có quy mô trung bình đến lớn.
Vật phẩm truyền thông và quà tặng
Quà tặng là phần nhỏ nhưng đóng vai trò lớn trong việc giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu. Những món quà nhỏ như móc khóa, sổ tay, túi vải in logo, hoặc sản phẩm mẫu kèm voucher có thể giúp thương hiệu "sống" trong tâm trí khách hàng lâu hơn sau khi sự kiện kết thúc. Ngoài ra, các hoạt động trao quà ngay tại sự kiện (check-in nhận quà, chơi game trúng thưởng...) cũng là cách để tạo không khí vui vẻ và gắn kết với khách.
Tổ chức sự kiện kết hợp hội chợ – triển lãm – trưng bày sản phẩm là một giải pháp “3 trong 1” cực kỳ hiệu quả nếu được triển khai chỉn chu. Đây không chỉ là nơi trưng bày mà còn là sân chơi, là chiến lược marketing trực tiếp, là công cụ xây dựng thương hiệu mạnh mẽ. Hãy đầu tư vào khâu ý tưởng, trải nghiệm người tham dự và khả năng tổ chức chuyên nghiệp để mỗi khách hàng khi rời khỏi sự kiện đều mang theo ít nhất một dấu ấn khó quên.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com