Những điều “tối kỵ” trong tổ chức sự kiện quốc tế

 Trong thời đại hội nhập toàn cầu, ngày càng nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan lựa chọn tổ chức sự kiện mang tính quốc tế như hội thảo chuyên ngành, lễ ký kết hợp tác, triển lãm quy mô khu vực, sự kiện văn hóa – nghệ thuật giao lưu đa quốc gia… Không còn là sân chơi riêng cho những tập đoàn lớn, sự kiện quốc tế ngày nay xuất hiện cả ở lĩnh vực giáo dục, du lịch, thương mại và cả các chiến dịch truyền thông cộng đồng.

Tuy nhiên, chính sự đa dạng về ngôn ngữ, văn hóa, tôn giáo và quy chuẩn ngoại giao khiến việc tổ chức những sự kiện này trở thành một “bài kiểm tra toàn diện” về sự chỉn chu, am hiểu, tinh tế của đội ngũ thực hiện. Khác với sự kiện nội địa, nơi mà mọi thứ đều nằm trong phạm vi kiểm soát quen thuộc, thì trong môi trường quốc tế, một lỗi nhỏ trong nghi thức, một màu sắc sai lệch, một hành động thiếu cẩn trọng cũng có thể dẫn đến khủng hoảng hình ảnh hoặc bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, thậm chí là xúc phạm.

Chính vì vậy, nếu bạn đang bước vào sân chơi tổ chức sự kiện quốc tế – hãy cẩn trọng hơn bao giờ hết. Bởi đằng sau ánh đèn sân khấu, banner lộng lẫy và phần trình bày chỉn chu… là vô vàn nguyên tắc “bất thành văn” cần tuân thủ tuyệt đối. Bài viết này sẽ giúp bạn điểm mặt những điều “tối kỵ” nên tuyệt đối tránh để đảm bảo sự kiện không chỉ thành công mà còn để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt bạn bè quốc tế.

1. Tối kỵ về văn hóa

Một lỗi cực kỳ nguy hiểm trong tổ chức sự kiện quốc tế là thiếu am hiểu văn hóa của khách mời. Ví dụ:

  • Màu sắc: Màu trắng là biểu tượng của tang lễ ở nhiều nước châu Á như Trung Quốc, Hàn Quốc, trong khi màu đỏ lại là dấu hiệu xui xẻo trong các nước Hồi giáo.

  • Cử chỉ: Dấu hiệu "OK" bằng ngón tay có thể được coi là khiếm nhã tại Brazil hoặc Thổ Nhĩ Kỳ.

  • Lễ nghi chào hỏi: Cúi chào là lễ nghi truyền thống tại Nhật, nhưng bắt tay chặt là biểu hiện của sự tin tưởng tại phương Tây.

Nếu không tìm hiểu kỹ, việc lựa chọn chủ đề, trang trí, âm nhạc, hay thậm chí là cách phục vụ đồ ăn cũng có thể khiến khách mời cảm thấy bị coi thường hoặc hiểu sai thiện chí của đơn vị tổ chức.

2. Tối kỵ về ngôn ngữ 

Việc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp hoặc dịch thuật kém chất lượng có thể làm hỏng toàn bộ thông điệp sự kiện. Những lỗi thường gặp bao gồm:

  • Dịch sai tên sản phẩm, thương hiệu gây hiểu lầm.

  • Dùng từ ngữ địa phương không phù hợp hoặc dễ gây cười.

  • Thiếu phiên dịch chuyên nghiệp khi có khách từ nhiều quốc gia tham dự.

Bên cạnh đó, việc không chuẩn bị tài liệu song ngữ, không có thiết bị phiên dịch, hoặc không kiểm tra kỹ script MC khi dẫn chương trình có thể làm khách mời quốc tế cảm thấy bị “bỏ rơi”.

3. Tối kỵ về nghi thức 

Sự kiện quốc tế, đặc biệt là có sự hiện diện của lãnh đạo, đại sứ, đại biểu quốc tế yêu cầu tuân thủ chặt chẽ về nghi thức ngoại giao và trình tự lễ tân. Ví dụ:

  • Sắp xếp chỗ ngồi sai vị trí cấp bậc có thể bị coi là xúc phạm.

  • Lên sóng quốc kỳ không đúng quy định là vi phạm nghi thức ngoại giao.

  • Cắt băng khánh thành, khai mạc sai trình tự, sai người chủ trì dễ gây phản cảm.

Vì thế, mọi yếu tố từ biển chức danh, lời giới thiệu, màn cắt băng, phát biểu… đều phải được chuẩn bị kỹ lưỡng theo đúng quy chuẩn ngoại giao và thông lệ quốc tế.

4. Tối kỵ về ẩm thực 

Ẩm thực là vùng nhạy cảm về tôn giáo và sức khỏe. Việc phục vụ thực đơn không phù hợp có thể gây ra khủng hoảng truyền thông:

  • Khách theo đạo Hồi không ăn thịt heo, khách Ấn Độ giáo không ăn thịt bò.

  • Khách bị dị ứng đậu phộng, hải sản cần có lựa chọn riêng.

  • Đồ ăn không gắn nhãn rõ ràng khiến khách lo lắng khi dùng bữa.

Các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp thường gửi bảng khảo sát trước để biết khẩu phần ăn, giới hạn thực phẩm và chuẩn bị menu chay, kosher, halal theo yêu cầu.

5. Tối kỵ về an ninh 

Sự kiện quốc tế thường thu hút sự chú ý truyền thông và có sự hiện diện của các nhân vật quan trọng. Do đó, bất kỳ sự cố an ninh, trật tự, cháy nổ, kỹ thuật… nào cũng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh tổ chức:

  • Không kiểm tra trước hệ thống âm thanh ánh sáng, dẫn đến mất kết nối.

  • Không có phương án phòng mưa, gió, mất điện cho sự kiện ngoài trời.

  • Không phối hợp với lực lượng chức năng địa phương về kiểm soát an ninh.

Một sự kiện quốc tế ấn tượng không chỉ nằm ở phần nhìn hoành tráng, mà quan trọng hơn là sự tôn trọng văn hóa – con người – giá trị của các quốc gia khác. Những điều tưởng như nhỏ nhặt lại là yếu tố tạo nên sự đẳng cấp và uy tín của một thương hiệu khi bước ra sân chơi toàn cầu. Vì thế, hãy luôn làm việc với đội ngũ có kinh nghiệm quốc tế, chuyên môn cao và luôn đặt mình vào vị trí khách mời để chuẩn bị sự kiện vừa chuyên nghiệp, vừa chu đáo nhất.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com

Bài viết liên quan