Các loại hợp đồng thuê ngoài thường gặp trong ngành sự kiện

 Trong ngành tổ chức sự kiện, không một đơn vị nào có thể "ôm trọn" toàn bộ công đoạn – từ ý tưởng, sản xuất cho đến thi công và vận hành. Chính vì vậy, việc thuê ngoài các nhà cung cấp, dịch vụ chuyên nghiệp là điều tất yếu để đảm bảo tiến độ, chất lượng và hiệu quả tổ chức. Tuy nhiên, để mọi thứ vận hành trơn tru, đúng cam kết, hạn chế rủi ro tranh chấp, thì hợp đồng thuê ngoài là yếu tố cực kỳ quan trọng. Mỗi dịch vụ thuê ngoài lại có đặc thù riêng và cần những điều khoản cụ thể để bảo vệ cả đôi bên. Vậy đâu là những loại hợp đồng thuê ngoài thường gặp trong ngành sự kiện, và doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi ký kết?

1. Hợp đồng thuê thiết bị: Âm thanh – ánh sáng – LED – sân khấu

Đây là loại hợp đồng phổ biến nhất trong các sự kiện từ quy mô nhỏ đến lớn. Đơn vị tổ chức thường thuê ngoài các thiết bị như loa, micro, mixer, hệ thống đèn, sân khấu di động, màn hình LED, khung backdrop… Hợp đồng thuê thiết bị cần làm rõ các yếu tố: danh mục thiết bị, tình trạng trước/sau khi sử dụng, thời gian lắp đặt và tháo dỡ, nhân sự kỹ thuật đi kèm, chi phí phát sinh nếu hỏng hóc hoặc vượt giờ.

Lưu ý: Cần có biên bản nghiệm thu thiết bị và vận hành thử trước giờ diễn ra để tránh sự cố trong sự kiện.

2. Hợp đồng thuê nhân sự sự kiện: MC – PG – nhóm biểu diễn – bảo vệ

Với các vị trí không thường trực trong đội ngũ tổ chức như MC, ca sĩ, nhóm nhảy, PG-PB, nhóm múa lân, vũ đoàn, bảo vệ, nhân viên đón tiếp… thì hợp đồng thuê nhân sự sẽ là căn cứ cam kết về: thời gian biểu diễn/làm việc, hình ảnh, trang phục, nội dung trình diễn, quyền sử dụng hình ảnh sau sự kiện, và đặc biệt là thanh toán cát-sê đúng hạn. Đối với các nghệ sĩ có tên tuổi, cần thêm điều khoản bảo mật và điều kiện hủy/đổi lịch nếu có sự cố bất khả kháng.

3. Hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức trọn gói (full-service)

Đây là loại hợp đồng mà một agency sự kiện chuyên nghiệp sẽ đảm nhận toàn bộ các khâu: từ thiết kế ý tưởng, sản xuất ấn phẩm, thi công lắp đặt, truyền thông, đến vận hành sự kiện. Hợp đồng dạng này cần chi tiết về phạm vi công việc, mốc thanh toán, cam kết chất lượng, và quyền kiểm duyệt từ phía khách hàng. Ngoài ra, nên bổ sung điều khoản xử lý tình huống chậm tiến độ hoặc thay đổi yêu cầu giữa chừng.

4. Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức

Khi sự kiện diễn ra tại trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng, hoặc không gian ngoài trời, cần ký hợp đồng thuê địa điểm rõ ràng về giờ sử dụng, khu vực được phép hoạt động, âm lượng cho phép, an ninh, vệ sinh, và quy định phòng cháy chữa cháy. Với các không gian ngoài trời, cần thêm điều khoản xử lý nếu gặp thời tiết xấu.

5. Hợp đồng thuê vật phẩm trang trí – booth – gian hàng – photo booth

Trang trí là yếu tố tạo nên cảm xúc và thẩm mỹ cho sự kiện. Với các dịch vụ như thuê cổng hoa, booth chụp hình, bàn gallery, backdrop, đồ decor sân khấu, cổng chào, photobooth, mô hình 3D…, hợp đồng nên nêu rõ kích thước, chất liệu, số lượng, thời gian lắp đặt và bàn giao. Các sản phẩm có thiết kế riêng cần xác nhận bản vẽ 2D/3D và có điều khoản về bản quyền thiết kế nếu cần.

6. Hợp đồng thuê ẩm thực – tiệc teabreak – buffet – suất ăn

Ẩm thực là phần không thể thiếu để chăm sóc khách tham dự. Các đơn vị cung cấp tiệc teabreak, buffet hay suất ăn cho sự kiện cần ký hợp đồng ghi rõ menu cụ thể, số lượng suất ăn tối thiểu – tối đa, thời gian phục vụ, tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm và chính sách xử lý nếu có khiếu nại từ khách. Nếu tổ chức ngoài trời, cần thêm phương án bảo quản thực phẩm, nước uống.

7. Hợp đồng dịch vụ media – livestream – quay phim – chụp ảnh

Hình ảnh sự kiện đóng vai trò quan trọng trong truyền thông và lưu trữ. Khi thuê ngoài dịch vụ media, hợp đồng cần thể hiện đội ngũ tác nghiệp, timeline bàn giao, định dạng file, số lượng ảnh/video, bản quyền hình ảnh, cũng như các yêu cầu hậu kỳ. Với dịch vụ livestream, nên có điều khoản test đường truyền, thiết bị và hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp tại sự kiện.

Hợp đồng thuê ngoài không chỉ là cam kết pháp lý mà còn là công cụ điều phối hiệu quả giữa các bên trong một sự kiện nhiều đầu việc. Một bản hợp đồng rõ ràng, chi tiết sẽ giúp hạn chế rủi ro, tăng tính chuyên nghiệp và bảo vệ quyền lợi đôi bên. Dù là hợp tác nhỏ lẻ hay trọn gói, hãy luôn ưu tiên soạn thảo hợp đồng có điều khoản minh bạch, kèm theo phụ lục và nghiệm thu, để mỗi sự kiện là một dấu ấn đáng nhớ, không phải là cuộc “giải quyết hậu quả”. 

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com