Check-list những đầu mục cần có trong proposal tổ chức sự kiện

 Một proposal sự kiện (đề xuất tổ chức sự kiện) không chỉ là bản kế hoạch trình bày với khách hàng hay đối tác, mà còn là kim chỉ nam cho toàn bộ ekip tổ chức. Nó giúp xác định rõ mục tiêu, định hướng sáng tạo, các hạng mục triển khai, chi phí dự kiến và timeline thực hiện. Một proposal càng đầy đủ, rõ ràng, chuyên nghiệp – càng dễ thuyết phục nhà đầu tư, ban giám đốc hoặc khách hàng chốt duyệt phương án.

Tuy nhiên, nhiều người khi mới làm sự kiện thường mơ hồ không biết nên trình bày những gì, bố cục ra sao để vừa ngắn gọn nhưng vẫn đủ thuyết phục. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn lên check-list các đầu mục quan trọng nhất trong một proposal tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

1. Giới thiệu tổng quan về sự kiện

  • Tên sự kiện: Đặt tên rõ ràng, dễ nhớ, đúng mục tiêu chương trình.

  • Khách hàng/đơn vị tổ chức: Tên thương hiệu, doanh nghiệp tổ chức sự kiện.

  • Thời gian – địa điểm – quy mô: Ghi cụ thể ngày giờ, nơi diễn ra, số lượng khách mời dự kiến.

  • Mục tiêu sự kiện: Truyền thông, bán hàng, giới thiệu sản phẩm mới, gắn kết nhân viên, tri ân khách hàng, v.v.

  • Thông điệp chính: Câu tagline hoặc tinh thần xuyên suốt toàn bộ chương trình.

Lưu ý: Đây là phần bạn cần gây ấn tượng đầu tiên – hãy trình bày thật rõ ràng và cuốn hút.

2. Ý tưởng chủ đạo (Concept & Creative Direction)

  • Chủ đề concept sáng tạo: Có thể là một phong cách trang trí (Tropical, Futuristic, Truyền thống…), một nội dung văn hóa (Hành trình, Di sản, Kết nối…) hoặc một insight sáng tạo liên quan tới thương hiệu/sản phẩm.

  • Mood & Tone: Bầu không khí sự kiện sẽ là vui nhộn, sang trọng, ấm cúng hay truyền cảm hứng?

  • Màu sắc chủ đạo, hình ảnh đại diện: Sử dụng ảnh minh họa, mockup để người đọc dễ hình dung.

Lưu ý: Phần này cần giúp người đọc “cảm” được tinh thần sự kiện trước cả khi bắt tay vào thực hiện.

3. Kịch bản sự kiện (Timeline & Flow chương trình)

  • Timeline tổng thể: Diễn tiến chương trình theo thời gian (giờ nào bắt đầu, tiết mục gì, ai thực hiện…).

  • Chi tiết kịch bản sân khấu: MC nói gì, tiết mục nào diễn ra, thời lượng bao nhiêu phút.

  • Phân chia vai trò: Ai phụ trách điều phối, kỹ thuật, hậu trường…

Lưu ý: Càng chi tiết, bạn càng thể hiện được sự chuyên nghiệp và năng lực thực thi.

4. Các hạng mục thi công – sản xuất

  • Sân khấu – âm thanh – ánh sáng – màn hình LED

  • Trang trí không gian, backdrop, photo booth

  • Gian hàng, khu trải nghiệm, khu vực trò chơi

  • PG, mascot, nhân sự hỗ trợ

  • Thiết bị kỹ thuật – livestream – máy chiếu – wifi

  • Tiệc nhẹ, quà tặng, tài liệu, quầy check-in…

Lưu ý: Với mỗi hạng mục, nên kèm hình ảnh demo hoặc ảnh minh họa đã từng làm.

5. Dự toán ngân sách (Budget Estimate)

  • Chia theo hạng mục: Ví dụ: sản xuất sân khấu, nhân sự, thiết bị kỹ thuật, truyền thông…

  • Tổng chi phí: Ghi rõ chi phí dự kiến, có thể chia theo phương án A/B nếu cần linh hoạt.

  • Giải thích chi tiết: Những mục nào linh hoạt, mục nào cố định, có thể thương lượng.

Lưu ý: Chi phí minh bạch và hợp lý là yếu tố giúp khách hàng dễ đưa ra quyết định.

6. Kế hoạch truyền thông 

  • Kế hoạch trước – trong – sau sự kiện

  • Kênh truyền thông sử dụng: Fanpage, báo chí, TikTok, influencer, thư mời…

  • Hình thức lan tỏa: Check-in nhận quà, hashtag, chụp ảnh booth, livestream…

  • KPI truyền thông: Lượt reach, tương tác, lead…

Lưu ý: Đây là phần quan trọng nếu bạn làm sự kiện có yếu tố quảng bá.

7. Đội ngũ thực hiện – năng lực tổ chức

  • Giới thiệu về công ty/agency thực hiện

  • Danh sách ekip thực hiện: Sản xuất, kỹ thuật, điều phối…

  • Hồ sơ năng lực: Các sự kiện đã từng tổ chức, hình ảnh thật, phản hồi từ khách hàng

Lưu ý: Đây là phần tạo niềm tin với đối tác – hãy thật chỉn chu!

8. Phụ lục

  • Bản vẽ mô phỏng sân khấu, layout không gian

  • Demo thiết kế backdrop, banner, thư mời

  • Ảnh minh họa từ các chương trình tương tự đã thực hiện

  • Timeline thi công – checklist công việc

Một proposal sự kiện tốt không cần quá màu mè, nhưng bắt buộc phải rõ ràng, mạch lạc và có tư duy chiến lược. Nó không chỉ giúp bạn “chốt được deal”, mà còn là tài liệu quan trọng để quản lý vận hành sau này.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com

Bài viết liên quan