7 sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch sự kiện

Trong thế giới tổ chức sự kiện – nơi từng giây phút đều có thể là khoảnh khắc bùng nổ cảm xúc hoặc… trở thành "thảm họa truyền thông", việc lên kế hoạch là nền móng tối quan trọng. Dù bạn là một nhà tổ chức chuyên nghiệp, một agency đầy kinh nghiệm, hay là doanh nghiệp tự triển khai sự kiện nội bộ, thì việc lập kế hoạch luôn là bước đi đầu tiên quyết định sự thành bại.

Tuy nhiên, trên hành trình chuẩn bị một sự kiện thành công, có vô số “chướng ngại vật” ẩn mình mà nếu không để ý, bạn có thể vấp phải. Nhiều sự kiện tưởng chừng rất chỉn chu trên giấy, nhưng thực tế lại lúng túng trong triển khai, lãng phí ngân sách, hoặc tệ hơn – đánh mất lòng tin của khách hàng và đối tác.

Vậy những sai lầm nào là phổ biến nhất? Và đâu là cách xử lý để bạn “chữa cháy” kịp thời hoặc phòng tránh ngay từ đầu? Dưới đây là 7 lỗi thường gặp khi lập kế hoạch sự kiện – kèm theo hướng dẫn xử lý cụ thể mà bạn nhất định phải nắm.

1. Không xác định rõ mục tiêu sự kiện

Một sự kiện không có mục tiêu cụ thể rất dễ đi chệch hướng. Mục tiêu ở đây có thể là ra mắt sản phẩm mới, xây dựng thương hiệu, gắn kết nội bộ, thu hút khách hàng tiềm năng…

Sai lầm: Lập kế hoạch theo cảm tính hoặc “làm cho có”.

Giải pháp: Trước khi bắt đầu, hãy đặt ra mục tiêu SMART (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time-bound). Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn định hướng nội dung, hình thức, cách đo lường hiệu quả và tối ưu chi phí.

2. Thiếu nghiên cứu đối tượng tham dự

Mỗi nhóm đối tượng sẽ có nhu cầu, kỳ vọng và hành vi khác nhau. Nếu không nắm rõ, rất dễ xây dựng chương trình lệch tệp – ví dụ như tổ chức event doanh nghiệp quá trẻ trung, hoặc làm event Gen Z theo phong cách truyền thống nhàm chán.

Sai lầm: “Cứ tổ chức, ai đến thì đến”.

Giải pháp: Phân tích chân dung khách mời (insight, hành vi, sở thích…), từ đó chọn format phù hợp: talkshow, trải nghiệm, tiệc đứng, workshop, minigame tương tác…

3. Không lập timeline chi tiết

Một sự kiện không thể “tự nhiên diễn ra”. Timeline không rõ ràng sẽ khiến các khâu chuẩn bị bị chồng chéo, sát nút deadline hoặc không kiểm soát được rủi ro.

Sai lầm: Lập kế hoạch chung chung, không chia nhỏ từng hạng mục cụ thể theo mốc thời gian.

Giải pháp: Xây dựng timeline theo dạng bảng excel hoặc công cụ quản lý dự án (như Trello, Notion), phân rõ trách nhiệm từng người, từng ngày. Đừng quên tính thời gian dự phòng cho những rủi ro phát sinh.

4. Dự trù ngân sách sai lệch

Không ít sự kiện bị “vỡ kế hoạch” chỉ vì dự trù ngân sách thiếu thực tế, bỏ sót các khoản chi nhỏ hoặc không tính đến chi phí phát sinh.

Sai lầm: Ước lượng cảm tính, không có bảng ngân sách chi tiết.

Giải pháp: Lập bảng ngân sách cụ thể, chia theo nhóm mục (nhân sự, thiết bị, địa điểm, truyền thông, quà tặng…), sau đó cộng thêm 10–15% chi phí dự phòng.

5. Không có phương án B (kế hoạch dự phòng)

Một sự kiện chuyên nghiệp luôn cần có plan B: từ phương án thời tiết xấu, MC vắng mặt, trục trặc kỹ thuật… Những sự cố bất ngờ có thể khiến chương trình bị gián đoạn hoặc thất bại hoàn toàn.

Sai lầm: Chủ quan, không chuẩn bị giải pháp thay thế.

Giải pháp: Trong kế hoạch tổng thể, luôn có các lựa chọn dự phòng: mời 2 MC, có nhóm kỹ thuật túc trực liên tục, kiểm tra hệ thống âm thanh ánh sáng trước giờ G…

6. Không kiểm soát đầu mối và phân công rõ ràng

Sự kiện là công việc liên ngành – từ thiết kế, thi công, kỹ thuật, nhân sự, hậu cần… Nếu không có phân công và kiểm soát tốt, rất dễ “vỡ trận” hoặc chồng chéo công việc.

Sai lầm: Một người ôm hết việc, hoặc quá nhiều người cùng làm một việc không rõ ràng.

Giải pháp: Xác định rõ từng nhóm việc, ai là người chịu trách nhiệm chính – người này sẽ là đầu mối duy nhất cho từng hạng mục.

7. Bỏ quên khâu đánh giá sau sự kiện

Nhiều người nghĩ rằng khi sự kiện kết thúc là… xong. Nhưng thực tế, khâu hậu kỳ rất quan trọng để rút kinh nghiệm, đo hiệu quả, tổng hợp hình ảnh và duy trì kết nối với khách mời.

Sai lầm: Không thu thập feedback, không tổng hợp chi phí, KPI, ROI…

Giải pháp: Lập checklist công việc hậu kỳ: gửi cảm ơn, khảo sát online, báo cáo tổng hợp, lưu trữ hình ảnh – video, phân tích dữ liệu, đề xuất cải tiến cho lần sau.

Tổ chức sự kiện không chỉ là nghệ thuật sắp đặt – mà còn là cuộc chơi của tư duy chiến lược và khả năng xử lý chi tiết. Tránh được 7 sai lầm kể trên, bạn sẽ tiến gần hơn tới việc tạo nên những chương trình vừa mạch lạc, vừa ấn tượng và bền vững trong lòng người tham dự.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com