5 lỗi hay gặp trong thiết kế kịch bản sự kiện và cách khắc phục

 Trong ngành tổ chức sự kiện, kịch bản chính là “xương sống” của toàn bộ chương trình – là bản hướng dẫn từng bước từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Một kịch bản sự kiện chặt chẽ sẽ đảm bảo mọi bộ phận phối hợp ăn ý, sự kiện diễn ra suôn sẻ và tạo được ấn tượng mạnh mẽ với khách mời. Tuy nhiên, không ít event planner (kể cả người có kinh nghiệm) vẫn có thể vấp phải những lỗi sai phổ biến trong khâu xây dựng kịch bản. Dưới đây là 5 lỗi thường gặp và hướng khắc phục hiệu quả:

1. Kịch bản chung chung, thiếu chi tiết

Lỗi:
Nhiều kịch bản chỉ liệt kê các hạng mục tổng thể như "phát biểu khai mạc", "biểu diễn văn nghệ", "bế mạc",... mà không ghi rõ thời lượng, ai đảm nhận, cần chuẩn bị gì, cue kỹ thuật ra sao.

Khắc phục:
Hãy xây dựng kịch bản chi tiết theo từng phút, từng giây nếu cần thiết. Mỗi phần phải thể hiện rõ: người phụ trách, thời lượng, đạo cụ/thiết bị cần thiết, tín hiệu chuyển tiếp, cue ánh sáng – âm thanh – hình ảnh. Có thể chia kịch bản thành 3 bản: kịch bản tổng quan, kịch bản chi tiết, và kịch bản kỹ thuật.

2. Không tính đến yếu tố rủi ro và phương án dự phòng

Lỗi:
Một số kịch bản bỏ qua khả năng xảy ra sự cố như: diễn giả đến muộn, trời mưa (nếu sự kiện ngoài trời), mất điện, mất tín hiệu trình chiếu, khách mời quá đông/ít...

Khắc phục:
Luôn có phương án B cho từng rủi ro. Ví dụ: có tiết mục phụ thay thế nếu MC xử lý không kịp; chuẩn bị dù che, máy phát điện; mời thêm một khách mời dự phòng… Ngoài ra, trong kịch bản nên có phần dành cho sự cố phát sinh để đội ngũ chủ động xoay chuyển tình huống.

3. Thiếu sự kết nối giữa các tiết mục

Lỗi:
Nhiều sự kiện có các phần riêng lẻ, thiếu logic, chuyển cảnh đột ngột gây cảm giác rời rạc, nhàm chán.

Khắc phục:
Đảm bảo mỗi phần của chương trình phải có câu chuyện chung, mạch xuyên suốt. Hãy sử dụng storytelling, âm nhạc, ánh sáng để dẫn dắt mượt mà từ phần này sang phần khác. Vai trò của MC rất quan trọng – MC cần “bắt cầu” tốt và truyền cảm hứng theo kịch bản.

4. Quên tính toán yếu tố khán giả mục tiêu

Lỗi:
Kịch bản không phù hợp với người tham dự – có thể quá dài dòng, quá trẻ con, hoặc nội dung chuyên môn cao vượt quá khả năng tiếp nhận.

Khắc phục:
Kịch bản cần được thiết kế dựa trên chân dung người tham dự: tuổi, ngành nghề, kỳ vọng khi đến sự kiện. Điều này giúp nội dung, hình thức và cả cách tổ chức phù hợp, tăng trải nghiệm tích cực và giữ chân người xem đến cuối cùng.

5. Không có timeline tổng thể và phân công rõ ràng

Lỗi:
Thiếu timeline dẫn đến việc các bộ phận triển khai chồng chéo, không biết ai làm gì – ở đâu – lúc nào.

Khắc phục:
Đính kèm timeline toàn sự kiện và ma trận phân công trong kịch bản. Sử dụng tools như Google Sheets, Trello hoặc Notion để chia sẻ và cập nhật liên tục giữa các bộ phận: MC, kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng, hậu cần, tiếp tân, lễ tân...

Thiết kế kịch bản sự kiện không chỉ là việc liệt kê các hạng mục, mà là quá trình lên kế hoạch có chiến lược, có dự trù và tính toán kỹ lưỡng. Tránh được những lỗi cơ bản trong xây dựng kịch bản chính là bước đệm quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, chuyên nghiệp và ghi dấu trong lòng người tham dự. Đừng ngần ngại rà soát lại kịch bản nhiều lần và xin góp ý từ đội ngũ để đảm bảo độ chỉn chu cao nhất trước giờ G.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com