Tổ chức sự kiện thuê ngoài vs đội ngũ in-house – cái nào tiết kiệm hơn?

Trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện, doanh nghiệp thường đứng trước một bài toán cân não: nên thuê ngoài một agency chuyên nghiệp hay tận dụng đội ngũ in-house để tiết kiệm chi phí? Mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm riêng, và lựa chọn cuối cùng không chỉ phụ thuộc vào ngân sách mà còn liên quan đến năng lực vận hành, mục tiêu thương hiệu và kỳ vọng trải nghiệm sự kiện. Hãy cùng phân tích rõ hơn để xác định giải pháp tối ưu nhất.

Khi nào nên chọn đội ngũ in-house?

Đối với các doanh nghiệp có bộ phận marketing – truyền thông mạnh, nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện, việc giữ mọi công việc trong nội bộ sẽ giúp kiểm soát chi phí tốt hơn. Không tốn ngân sách cho phí dịch vụ agency, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư cho nhân sự, logistics, nhà cung cấp kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, sân khấu) và các hạng mục thi công.

Ưu điểm của in-house:

Chi phí trực tiếp thấp hơn nếu đã có nhân sự và thiết bị sẵn có.
Kiểm soát nội dung & hình ảnh thương hiệu tốt hơn.
Chủ động thời gian và nguồn lực.

Nhược điểm:

Đòi hỏi đội ngũ phải có kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Dễ bị quá tải nếu sự kiện lớn, đa phần phải thuê ngoài một phần công việc như sản xuất video, MC, kỹ thuật...
Nếu không có quy trình rõ ràng, rất dễ phát sinh lỗi và đội chi phí khẩn cấp vào phút chót.

Khi nào nên thuê ngoài một agency tổ chức sự kiện?

Thuê một agency chuyên nghiệp đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chuyển giao toàn bộ quy trình tổ chức cho đối tác có chuyên môn, từ khâu lên concept, điều phối nhân sự, thi công kỹ thuật đến xử lý sự cố.

Ưu điểm của thuê ngoài:

Tiết kiệm thời gian và nhân sự nội bộ.
Chuyên nghiệp, sáng tạo và có sẵn mối quan hệ nhà cung cấp.
Hạn chế tối đa rủi ro kỹ thuật và đảm bảo trải nghiệm mượt mà cho khách mời.

Nhược điểm:

Chi phí cao hơn do phải chi trả cho công sức, sáng tạo và lợi nhuận của đơn vị tổ chức.
Mức độ kiểm soát nội dung thấp hơn, doanh nghiệp phải phối hợp chặt chẽ để bảo đảm đúng tinh thần thương hiệu.

Vậy cái nào tiết kiệm hơn?

Câu trả lời là: tùy theo mục tiêu sự kiện, quy mô và năng lực nội bộ.

Với sự kiện nội bộ nhỏ, đơn giản: nên tận dụng đội ngũ in-house.
Với sự kiện lớn, cần tạo tiếng vang truyền thông hoặc tiếp đón khách VIP: thuê ngoài sẽ tối ưu hiệu quả và giảm rủi ro.
Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức: thuê ngoài giúp tiết kiệm hơn về công sức, thời gian và chi phí phát sinh nếu có sự cố.

Không có công thức cố định cho mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng là đánh giá đúng năng lực nội bộ, tính toán kỹ chi phí ẩn, và lên kế hoạch rõ ràng. Nếu muốn tổ chức một sự kiện hiệu quả, tiết kiệm nhưng vẫn chuyên nghiệp, bạn có thể kết hợp cả hai: giữ lại những hạng mục in-house có thể tự làm, đồng thời thuê ngoài các phần quan trọng như sản xuất sân khấu, điều phối nhân sự và truyền thông.

Một sự kiện thành công không nằm ở việc chi nhiều hay ít, mà ở việc tối ưu từng đồng ngân sách đúng nơi đúng chỗ.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com