Những lưu ý về logistics khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức một sự kiện ngoài trời chưa bao giờ là nhiệm vụ dễ dàng. Không gian mở mang lại sự tự do, khoáng đạt và cảm hứng sáng tạo tuyệt vời, nhưng đồng thời cũng đi kèm vô số thách thức, đặc biệt là ở khâu hậu cần – logistics.

Trong bối cảnh ngành sự kiện ngày càng phát triển và yêu cầu từ phía khách hàng ngày càng cao, logistics không còn là phần việc “hậu trường” bị xem nhẹ, mà đã trở thành một yếu tố sống còn quyết định chất lượng và thành công của cả chương trình. Nhất là với các sự kiện ngoài trời, nơi mà mọi yếu tố đều phải “di động” và có thể thay đổi bất cứ lúc nào.

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những lưu ý quan trọng nhất về logistics mà bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào cũng cần nắm rõ khi triển khai một chương trình ngoài trời, đừng bỏ qua những gạch đầu dòng quan trọng này. 

1. Đánh giá địa điểm kỹ lưỡng

Khâu lựa chọn và khảo sát địa điểm là yếu tố nền tảng. Logistics phải đảm bảo:

  • Đường vào thuận tiện cho xe vận chuyển thiết bị (âm thanh, ánh sáng, sân khấu…).

  • Diện tích đủ rộng, không gian phù hợp với quy mô người tham dự.

  • Có điểm đặt thiết bị điện, nước, khu vực vệ sinh.

  • Phân chia rõ các khu vực chức năng: sân khấu, khu khán giả, khu vực check-in, ẩm thực, nghỉ ngơi...

Ngoài ra, cần chú ý đến mặt bằng địa hình, khả năng thoát nước nếu trời mưa, cũng như hướng gió, ánh sáng tự nhiên và khả năng làm việc về đêm (nếu có).

2. Kế hoạch vận chuyển và lắp đặt thiết bị

Đối với sự kiện ngoài trời, mọi trang thiết bị đều phải vận chuyển từ ngoài vào. Do đó:

  • Lên lịch chi tiết về thời gian vận chuyển, lắp đặt từng hạng mục.

  • Phân công cụ thể từng đội thi công để tránh chồng chéo, lộn xộn.

  • Sử dụng các phương tiện vận tải phù hợp với đường đi và tải trọng địa điểm.

Đặc biệt, cần kiểm tra thiết bị backup: máy phát điện dự phòng, dây điện chống nước, đèn chiếu sáng bổ sung, bộ lưu trữ âm thanh...

3. Kiểm soát thời tiết và giải pháp dự phòng

Thời tiết là yếu tố khó kiểm soát nhất khi tổ chức ngoài trời. Một kế hoạch hậu cần tốt luôn phải có:

  • Giải pháp che mưa, chắn nắng: lều bạt, mái che di động, dù lớn.

  • Cập nhật dự báo thời tiết liên tục trước và trong sự kiện.

  • Kế hoạch thay đổi bố cục chương trình nếu mưa lớn hoặc gió mạnh.

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị thảm trải chống bùn, áo mưa cho nhân sự, biển báo an toàn, và khu vực trú ẩn tạm thời nếu cần thiết.

4. Điều phối nhân sự hậu cần hợp lý

Một đội ngũ hậu cần chuyên nghiệp cần:

  • Chia ca, phân công rõ người phụ trách từng khu vực.

  • Luôn có người túc trực tại kho thiết bị, khu sân khấu và điểm tiếp tân.

  • Có bộ đàm, sơ đồ địa điểm để liên lạc và di chuyển nhanh.

Việc điều phối tốt sẽ giúp bạn ứng phó kịp thời khi có vấn đề phát sinh.

5. Quản lý vật tư và an toàn thiết bị

Sự kiện ngoài trời tiềm ẩn nhiều rủi ro với thiết bị:

  • Bọc chống nước cho thiết bị điện, âm thanh, đèn.

  • Có nhân sự bảo vệ khu vực quan trọng như trung tâm điều khiển, nhà kho tạm.

  • Tổ chức bảo quản và thu hồi thiết bị sau sự kiện gọn gàng.

Ngoài ra, cần đảm bảo các biển báo an toàn, khu vực cấm vào, lối thoát hiểm và có phương án ứng phó khi xảy ra sự cố.

6. Lập kế hoạch thu dọn hậu kỳ

Sau sự kiện, logistics vẫn chưa kết thúc. Bạn cần:

  • Thu dọn rác thải, dọn vệ sinh trả lại mặt bằng như ban đầu.

  • Kiểm tra và bàn giao lại thiết bị thuê, tránh thất thoát.

  • Tổng hợp đánh giá hiệu quả logistics để rút kinh nghiệm.

Sự gọn gàng, ngăn nắp sau chương trình cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.

Tổ chức một sự kiện ngoài trời không chỉ cần ý tưởng sáng tạo mà còn đòi hỏi một kế hoạch logistics kỹ lưỡng và có khả năng thích ứng linh hoạt. Việc chủ động trong hậu cần sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro, xử lý tốt các tình huống phát sinh và tạo ra một trải nghiệm trọn vẹn cho người tham dự.

Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức một chương trình ngoài trời và cần hỗ trợ logistics chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm – họ sẽ giúp bạn biến mọi khó khăn thành thành công.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com

Bài viết liên quan