Hướng dẫn ứng phó khi mất điện, mất mạng giữa sự kiện

 Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ, phối hợp nhịp nhàng và khả năng kiểm soát mọi yếu tố dù là nhỏ nhất. Tuy nhiên, dù đã lên kế hoạch kỹ lưỡng đến đâu, thì vẫn luôn có những tình huống bất ngờ có thể xảy ra, đặc biệt là các sự cố về điện và mạng internet – hai yếu tố sống còn đối với bất kỳ sự kiện nào, từ hội thảo doanh nghiệp, đêm nhạc ngoài trời, đến sự kiện livestream trực tuyến.

Hãy thử tưởng tượng: khi MC đang dẫn dắt chương trình đến cao trào, màn hình LED vụt tắt, âm thanh im bặt, hoặc kết nối livestream bỗng chập chờn giữa hàng trăm người theo dõi online – đó là khoảnh khắc mà chỉ cần thiếu một kịch bản xử lý tốt, toàn bộ sự kiện có thể sụp đổ. Không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham dự, mà còn khiến thương hiệu mất điểm trong mắt đối tác, khách hàng, thậm chí là cả giới truyền thông.

Chính vì vậy, việc chủ động xây dựng phương án dự phòng, chuẩn bị các kịch bản ứng phó chuyên nghiệp, và duy trì sự bình tĩnh trong xử lý sự cố là kỹ năng bắt buộc đối với bất kỳ ekip tổ chức nào. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ các bước xử lý mất điện, mất mạng khi đang diễn ra sự kiện – từ khâu chuẩn bị trước đó đến cách trấn an đám đông và phục hồi hoạt động nhanh nhất có thể.

1. Trước sự kiện: Luôn chuẩn bị phương án dự phòng

Kiểm tra cơ sở hạ tầng địa điểm:

  • Xác minh hệ thống điện ổn định, có đủ công suất cho toàn bộ thiết bị.

  • Hỏi rõ về máy phát điện dự phòng: loại gì, tự động hay cần kích hoạt thủ công, vị trí đặt ở đâu.

Dự phòng mạng Internet:

  • Thuê đường truyền riêng (dedicated line) thay vì dùng chung Wi-Fi công cộng.

  • Luôn có thiết bị phát 4G/5G dự phòng, tối thiểu 2-3 thiết bị để sẵn sàng thay thế.

  • Đối với sự kiện livestream, nên sử dụng giải pháp mạng kép (dual bonding) để không phụ thuộc vào một nguồn kết nối duy nhất.

Tập huấn cho ekip:

  • Brief trước chương trình về các “tình huống khẩn cấp” có thể xảy ra.

  • Phân công cụ thể ai chịu trách nhiệm xử lý kỹ thuật, ai lo phần trấn an MC, khách mời…

2. Khi mất điện: Giữ bình tĩnh và thực hiện theo kịch bản dự phòng

Bước 1: Kích hoạt máy phát điện ngay lập tức

  • Máy phát điện nên được thử nghiệm kỹ trước sự kiện và luôn có người vận hành túc trực.

  • Trong trường hợp máy phát chưa kịp khởi động, hãy giữ ánh sáng bằng đèn pin, đèn khẩn cấp, tránh để sân khấu tối đen gây hoảng loạn.

Bước 2: MC giữ không khí và “chuyển cảnh” nhẹ nhàng

  • MC nên có kịch bản dự phòng để xử lý các tình huống như “tạm nghỉ”, “trò chơi nhỏ” hoặc mời khách giao lưu, chụp ảnh.

  • Giữ tâm lý khán giả ổn định là chìa khóa quan trọng giúp kéo dài thời gian xử lý mà không bị ảnh hưởng đến hình ảnh sự kiện.

Bước 3: Ưu tiên phục hồi ánh sáng, âm thanh trước

  • Nếu không thể phục hồi toàn bộ, hãy tập trung vào hệ thống ánh sáng cơ bản và âm thanh cho MC.

  • Lùi các tiết mục cần kỹ thuật phức tạp (màn hình LED, hiệu ứng đặc biệt) đến phần sau, chờ phục hồi điện.

3. Khi mất mạng: Bảo vệ nội dung và chuyển đổi linh hoạt

Sự kiện livestream:

  • Ngay khi phát hiện mất kết nối, điều phối viên cần chuyển tín hiệu sang mạng dự phòng (4G/5G hoặc đường truyền backup).

  • Thông báo trên màn hình chờ: “Kỹ thuật đang được khắc phục, vui lòng chờ trong giây lát”.

  • Nếu mạng không thể phục hồi sớm, hãy ghi lại phần nội dung bị gián đoạn để phát lại sau.

Sự kiện offline có yếu tố kỹ thuật số:

  • Chuẩn bị trước file trình chiếu offline trên máy tính hoặc USB (tránh phụ thuộc vào Google Drive, email...).

  • Với các thiết bị trình chiếu cần mạng (như màn LED kết nối cloud), cần có bản offline hoặc bản screenshot để thay thế tạm thời.

4. Sau sự kiện: Rút kinh nghiệm & cập nhật quy trình

  • Đánh giá mức độ ảnh hưởng từ sự cố và phản ứng của ekip để cập nhật vào checklist tổ chức.

  • Nếu cần, gửi lời xin lỗi kèm cảm ơn đến khách mời vì sự cố ngoài ý muốn, đồng thời nhấn mạnh sự chuyên nghiệp trong việc xử lý nhanh.

Sự kiện thành công không chỉ nằm ở những khoảnh khắc hoành tráng, mà còn ở cách bạn phản ứng khi mọi thứ không như kế hoạch. Mất điện hay mất mạng là những rủi ro phổ biến, nhưng nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ càng, phối hợp hiệu quả và giữ thái độ bình tĩnh, chuyên nghiệp – sự kiện của bạn vẫn có thể ghi điểm tuyệt đối trong mắt người tham dự.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com

Bài viết liên quan