Cách xây dựng đội ngũ sự kiện chuyên nghiệp từ freelancer

Trong bối cảnh ngành sự kiện ngày càng phát triển với tính linh hoạt cao, việc xây dựng đội ngũ freelancer chuyên nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự cố định mà còn đem đến sự đa dạng về kỹ năng, kinh nghiệm và phong cách sáng tạo. Tuy nhiên, để tạo nên một ê-kíp chất lượng từ những freelancer rải rác, nhà tổ chức cần có chiến lược rõ ràng và tầm nhìn dài hạn. Vậy làm thế nào để xây dựng đội ngũ freelancer thành một tập thể sự kiện hoạt động chuyên nghiệp? 

Xác định rõ vị trí và vai trò cần freelancer

Trước khi bắt đầu tìm kiếm, bạn cần xác định chính xác những vai trò có thể thuê freelancer thay vì nhân sự cố định. Một số vị trí phổ biến có thể hợp tác theo dạng tự do gồm:

  • MC sự kiện

  • Photographer, videographer, editor

  • Thiết kế đồ họa/slide/sân khấu

  • Kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng – trình chiếu

  • PG/PB – lễ tân sự kiện

  • Content writer – truyền thông sự kiện online

  • Event coordinator hoặc production support thời vụ

Việc phân chia rạch ròi giúp bạn tránh được sự chồng chéo và tuyển dụng dư thừa không cần thiết.

Tuyển chọn kỹ càng – không chỉ dựa vào portfolio

Một freelancer có portfolio “đẹp” chưa chắc phù hợp với thực tế triển khai sự kiện. Bạn cần:

  • Xem xét kinh nghiệm triển khai thực tế qua ảnh, video hậu trường.

  • Phỏng vấn nhanh để đánh giá khả năng xử lý tình huống, thái độ hợp tác và tính cam kết.

  • Kiểm tra kỹ thái độ chuyên nghiệp, đặc biệt là đúng giờ, kỹ năng teamwork và giao tiếp.

  • Có thể yêu cầu test job nhỏ trước để đánh giá kỹ năng thực chiến.

Xây dựng hệ thống cộng tác và quy trình rõ ràng

Khi đội ngũ freelancer đã được chọn lọc, hãy đặt nền móng cho một quy trình làm việc rõ ràng, giống như bất kỳ công ty nào:

  • Dùng công cụ quản lý (Trello, Notion, Google Drive, Slack...) để phân công và theo dõi công việc.

  • Xác lập deadline cụ thể và thống nhất cách feedback để hạn chế trễ deadline hoặc hiểu nhầm.

  • Thiết kế brief chi tiết và hợp đồng đơn giản cho từng dự án để cả hai bên đều nắm quyền lợi và nghĩa vụ.

Gắn kết đội ngũ bằng sự tin tưởng và cơ hội phát triển

Để giữ chân những freelancer giỏi, bạn cần tạo ra môi trường làm việc đáng tin và cơ hội cộng tác lâu dài:

  • Trả thù lao đúng hạn và xứng đáng với chất lượng.

  • Chủ động giới thiệu freelancer cho các đối tác khác khi có cơ hội.

  • Thường xuyên phản hồi tích cực, hỗ trợ họ phát triển kỹ năng.

  • Tổ chức offline team building hoặc các buổi gặp mặt sau sự kiện để tăng sự kết nối.

Một freelancer có thể không gắn bó theo kiểu full-time, nhưng sự tôn trọng và tính cộng tác là yếu tố khiến họ ưu tiên dự án của bạn hơn so với đối thủ.

Từng bước hình thành “hệ sinh thái cộng tác sự kiện”

Khi bạn đã có 5 – 10 freelancer quen việc ở các vai trò khác nhau, bạn đang xây dựng được một hệ sinh thái cộng tác sự kiện. Bạn không cần nhân sự cố định, nhưng hoàn toàn có thể tổ chức nhiều sự kiện song song, mỗi người phụ trách một phần, chuyên nghiệp và linh hoạt.

Điểm mạnh của mô hình này là:

  • Tối ưu chi phí nhân sự.

  • Dễ dàng điều phối theo quy mô sự kiện.

  • Luôn cập nhật những cá nhân sáng tạo, bắt trend nhanh.

  • Linh hoạt với các mùa cao điểm hoặc low season.

Freelancer không chỉ là “giải pháp tình thế” cho các sự kiện thiếu nhân lực, mà còn có thể trở thành nòng cốt cho những đội ngũ tổ chức sự kiện hiện đại, năng động và sáng tạo. Bằng cách tuyển chọn kỹ lưỡng, xây dựng quy trình rõ ràng và duy trì sự gắn bó, bạn hoàn toàn có thể phát triển một đội ngũ freelancer chuyên nghiệp – yếu tố quan trọng tạo nên thành công lâu dài cho mọi sự kiện.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com

Bài viết liên quan