Cách set up sự kiện tại trung tâm thương mại

Trong vài năm trở lại đây, trung tâm thương mại và các không gian mở như quảng trường, sảnh ngoài trời đang trở thành “điểm vàng” để tổ chức sự kiện nhờ lưu lượng khách đông, không gian rộng rãi, dễ thu hút sự chú ý và lan tỏa thương hiệu. Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện ở những địa điểm này không giống như trong hội trường kín – nó đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng, kiểm soát rủi ro cao và một chiến lược setup linh hoạt để vừa đảm bảo hiệu ứng truyền thông, vừa giữ được trật tự, an toàn.

Dưới đây là các bước quan trọng để bạn có thể triển khai setup một sự kiện tại trung tâm thương mại hoặc không gian mở một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.

1. Khảo sát kỹ mặt bằng và làm việc với ban quản lý

Trung tâm thương mại và không gian công cộng luôn có những quy định nghiêm ngặt về mặt bằng, âm thanh, trật tự và thời gian. Do đó, bước đầu tiên là khảo sát thực tế kỹ lưỡng:

Đo đạc diện tích sử dụng
Kiểm tra nguồn điện, đường đi lại, thang máy vận chuyển
Ghi chú các vị trí đặt sân khấu, backdrop, bàn tiếp tân, quầy trò chơi…
Làm việc trực tiếp với Ban quản lý để xin phê duyệt thiết kế, thời gian tổ chức, mức âm lượng được phép và quy định treo dán vật phẩm truyền thông.

2. Thiết kế layout thông minh, phù hợp dòng người

Tại không gian mở, bạn phải tính toán kỹ cách tổ chức để không ảnh hưởng đến dòng khách đi lại. Một số lưu ý:

Sân khấu nên đặt ở góc tầm nhìn tốt nhưng không chắn lối đi chính.
Booth trải nghiệm, khu trò chơi nên bố trí dọc hành lang hoặc sảnh phụ.
Bàn tiếp tân và check-in nên nằm gần cổng ra vào để thuận tiện quản lý.
Đảm bảo có khu vực kỹ thuật riêng biệt, thuận tiện chạy điện, âm thanh, livestream.

3. Hệ thống âm thanh – ánh sáng phù hợp

Không gian mở thường nhiều tạp âm, tiếng vang và ánh sáng không ổn định. Do đó, bạn cần đầu tư:

Hệ thống âm thanh công suất lớn, nhưng phải có khả năng khuếch tán đều, không bị hú.
Ánh sáng có thể dùng đèn flood, đèn moving head hoặc đèn trang trí theo tone màu thương hiệu.
Kiểm tra kỹ thời tiết và phương án che chắn nếu trời mưa (dù lớn, ô lệch tâm, mái che…).

4. Đăng ký giấy phép tổ chức nếu là sự kiện cộng đồng

Nếu sự kiện có quy mô lớn, diễn ra ngoài trời, sử dụng âm thanh công suất cao hoặc có biểu diễn nghệ thuật, bạn bắt buộc phải:

Xin giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan chức năng địa phương
Ký hợp đồng thuê mặt bằng rõ ràng với trung tâm thương mại
Cam kết không gây ùn tắc, không vi phạm quy định về văn hóa, quảng cáo

5. Dự phòng rủi ro và phương án thay thế

Luôn có ít nhất 2 kịch bản cho bất kỳ sự cố nào:

Nếu trời mưa: có ô lớn, lều khung, hoặc chuyển chương trình vào trong sảnh (nếu được phép)
Nếu mất điện: có máy phát dự phòng
Nếu quá tải người xem: chuẩn bị barrier mềm, đội an ninh kiểm soát khu vực

6. Tối ưu hóa trải nghiệm tương tác & truyền thông tại chỗ

Trung tâm thương mại là nơi khách hàng dễ bị thu hút bởi hình ảnh. Vì vậy, hãy đầu tư:

Backdrop check-in lớn, nổi bật
Khu trải nghiệm thử sản phẩm
Minigame nhận quà ngay tại chỗ
Gắn mã QR dẫn đến landing page, fanpage, ưu đãi đặc biệt

Tổ chức sự kiện tại trung tâm thương mại hay không gian mở không chỉ là một lựa chọn mới mẻ về địa điểm, mà còn là cơ hội tuyệt vời để tiếp cận trực tiếp khách hàng mục tiêu. Tuy nhiên, để setup thành công, bạn cần lên kế hoạch chi tiết, phối hợp chặt chẽ với đơn vị quản lý, có sự chuẩn bị kỹ về mặt kỹ thuật và ứng biến linh hoạt. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sáng tạo, sự kiện của bạn chắc chắn sẽ trở thành tâm điểm giữa “rừng người” nơi đô thị đông đúc.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com