Các mô hình agency tổ chức sự kiện

Trong một thế giới mà trải nghiệm trở thành chìa khóa vàng để xây dựng thương hiệu, thì các sự kiện – từ ra mắt sản phẩm, hội thảo doanh nghiệp, đến lễ hội ngoài trời – đều đang được đầu tư ngày càng bài bản. Và để tạo nên một sự kiện thành công, không thể thiếu sự hỗ trợ của các agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuy nhiên, thị trường hiện nay có khá nhiều mô hình agency khác nhau, từ cá nhân làm việc tự do (freelancer), công ty nhỏ theo kiểu boutique, cho đến các tập đoàn cung cấp dịch vụ trọn gói (full service).

Vậy doanh nghiệp nên lựa chọn mô hình agency nào để phù hợp với ngân sách, mục tiêu và quy mô sự kiện? Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể ba mô hình phổ biến hiện nay.

1. Agency sự kiện Freelance: Linh hoạt, tiết kiệm, phù hợp sự kiện nhỏ

Freelancer là những cá nhân có kỹ năng chuyên môn trong tổ chức sự kiện như: điều phối, thiết kế sân khấu, MC, điều hành sản xuất, biên tập nội dung... Họ thường làm việc độc lập hoặc theo nhóm nhỏ, nhận dự án ngắn hạn.

Ưu điểm:

Chi phí thấp, không phải trả cho chi phí vận hành công ty.
Linh hoạt và dễ tùy biến theo yêu cầu.
Phù hợp với các sự kiện quy mô nhỏ, hoặc tổ chức nội bộ đơn giản.

Hạn chế:

Khó kiểm soát tiến độ nếu freelancer không đủ kinh nghiệm.
Thiếu hệ sinh thái dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, hậu cần...
Không phù hợp với các sự kiện đòi hỏi tính đồng bộ, quy mô lớn.

Khi nào nên chọn?

Sự kiện nhỏ, ngân sách hạn chế.
Doanh nghiệp cần người hỗ trợ ý tưởng, vận hành mà đã có sẵn hệ thống nội bộ.

2. Boutique agency: Tập trung sáng tạo và cá nhân hóa dịch vụ

Boutique agency là các công ty tổ chức sự kiện quy mô vừa và nhỏ, có phong cách riêng biệt. Họ thường chọn tập trung vào một vài lĩnh vực chuyên sâu như: tổ chức sự kiện thời trang, lễ cưới cao cấp, nghệ thuật – triển lãm, hay các buổi activation thương hiệu.

Ưu điểm:

Tính cá nhân hóa cao, dịch vụ tailor-made theo nhu cầu khách hàng.
Đội ngũ sáng tạo, chủ động cập nhật xu hướng mới.
Phù hợp với các sự kiện trung bình đến lớn nhưng vẫn muốn giữ tính độc đáo.

Hạn chế:

Không đa dạng dịch vụ như agency full service.
Nếu công ty non trẻ, có thể thiếu kinh nghiệm trong xử lý khủng hoảng.

Khi nào nên chọn?

Bạn muốn một sự kiện có dấu ấn riêng, không “đại trà”.
Sự kiện cần storytelling, nghệ thuật, hoặc trải nghiệm đặc sắc cho khách mời.

3. Full Service agency: Dịch vụ trọn gói, kiểm soát toàn diện

Đây là những công ty có hệ thống bài bản, nhân sự đầy đủ từ creative – production – logistic – media – PR, đủ năng lực tổ chức các sự kiện lớn như: lễ hội âm nhạc, hội chợ quốc tế, sự kiện doanh nghiệp lớn, khai trương trung tâm thương mại...

Ưu điểm:

Quy trình chuẩn, chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng toàn diện.
Có sẵn đội ngũ kỹ thuật, hậu cần, nhà cung cấp – tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
Phù hợp tổ chức sự kiện lớn, phức tạp, có yêu cầu truyền thông – thương hiệu.

Hạn chế:

Chi phí cao hơn do gói dịch vụ toàn diện.
Với những khách hàng muốn kiểm soát chi tiết từng phần, mô hình này có thể gây “cứng nhắc”.

Khi nào nên chọn?

Sự kiện tầm cỡ, nhiều hạng mục cần phối hợp đồng bộ.
Doanh nghiệp muốn một đơn vị chịu trách nhiệm toàn diện từ A-Z.

Chọn mô hình agency đúng người – đúng việc – đúng ngân sách

Không có mô hình agency nào là “tốt nhất cho tất cả”, chỉ có mô hình phù hợp nhất với mục tiêu sự kiện và điều kiện của bạn. Nếu bạn chỉ cần một buổi workshop đơn giản, hãy nghĩ đến freelancer. Nếu bạn muốn một sự kiện mang tính sáng tạo nghệ thuật, boutique agency sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc. Và nếu bạn chuẩn bị một chuỗi sự kiện cho toàn quốc với hàng ngàn khách mời, chắc chắn nên tìm đến một full service agency có quy trình vững vàng.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com