Những rủi ro trong quá trình báo giá cho sự kiện
Báo giá sự kiện là một bước quan trọng trong quá trình thương thảo giữa đơn vị tổ chức sự kiện và khách hàng. Đây không chỉ là việc đưa ra con số tổng chi phí mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, trong thực tế, quá trình báo giá thường gặp nhiều rủi ro, có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp, chất lượng sự kiện và lòng tin của khách hàng.
Nếu không kiểm soát tốt, những sai sót trong báo giá có thể dẫn đến thất thoát tài chính, ảnh hưởng đến uy tín của công ty hoặc gây ra những tranh chấp không đáng có. Dưới đây là những rủi ro phổ biến trong quá trình báo giá sự kiện và cách phòng tránh để đảm bảo một quy trình làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
1. Báo giá không chính xác, thiếu chi tiết
.png)
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là báo giá không chính xác, thiếu thông tin chi tiết hoặc bị sơ sót trong việc tính toán các hạng mục chi phí. Điều này có thể dẫn đến việc khách hàng hiểu nhầm, dẫn đến những tranh cãi hoặc phát sinh thêm chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện.
Cách phòng tránh:
- Luôn lập danh sách chi tiết các hạng mục trong sự kiện, bao gồm địa điểm, thiết bị âm thanh – ánh sáng, nhân sự, trang trí, ăn uống, quà tặng, chi phí vận chuyển, v.v.
- Kiểm tra kỹ từng hạng mục trước khi gửi báo giá để tránh thiếu sót hoặc nhầm lẫn về đơn giá và số lượng.
- Sử dụng phần mềm quản lý báo giá để tự động hóa quá trình tính toán, giúp giảm sai sót.
2. Không dự trù các chi phí phát sinh
.png)
Cách phòng tránh:
- Luôn có mục “chi phí dự phòng” trong báo giá, thường chiếm khoảng 5-10% tổng ngân sách để đảm bảo có thể xử lý các tình huống ngoài kế hoạch.
- Thảo luận với khách hàng về khả năng phát sinh chi phí và cách xử lý ngay từ đầu để tránh hiểu lầm sau này.
- Đưa ra các mức giá linh hoạt, có kèm theo các tùy chọn bổ sung để khách hàng dễ dàng lựa chọn gói phù hợp với ngân sách của họ.
3. Định giá quá thấp hoặc quá cao
Định giá quá thấp có thể khiến doanh nghiệp chịu lỗ hoặc không đủ ngân sách để tổ chức sự kiện đạt chất lượng như cam kết. Ngược lại, nếu báo giá quá cao so với mặt bằng chung, khách hàng có thể tìm đến đối thủ cạnh tranh hoặc cảm thấy không hài lòng.
Cách phòng tránh:
- Nghiên cứu thị trường để đảm bảo mức giá cạnh tranh nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận.
.png)
- Dựa vào dữ liệu từ các sự kiện trước để xác định mức chi phí hợp lý.
- Giải thích rõ ràng về giá trị của từng hạng mục trong báo giá để khách hàng hiểu được vì sao mức giá đó là hợp lý.
.png)
4. Thiếu minh bạch trong báo giá
Một số đơn vị tổ chức sự kiện cố tình đưa vào những chi phí ẩn hoặc không công khai đầy đủ thông tin trong báo giá, khiến khách hàng khó kiểm soát ngân sách. Điều này có thể làm giảm lòng tin và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
Cách phòng tránh:
- Cung cấp bảng báo giá chi tiết, liệt kê rõ từng khoản phí kèm theo ghi chú cụ thể.
- Không giấu chi phí phụ hoặc các khoản phát sinh có thể xảy ra, thay vào đó hãy tư vấn rõ cho khách hàng.
- Nếu có bất kỳ thay đổi nào về chi phí trong quá trình tổ chức, cần thông báo kịp thời và có sự đồng thuận từ khách hàng.
5. Báo giá không phù hợp với nhu cầu khách hàng.png)
.png)
Mỗi sự kiện có yêu cầu và ngân sách khác nhau, nếu báo giá không phù hợp với mong muốn của khách hàng, họ có thể từ chối hợp tác hoặc yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần, gây mất thời gian cho cả hai bên.
Cách phòng tránh:
- Trước khi gửi báo giá, hãy tìm hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng qua các buổi tư vấn chi tiết.
- Đưa ra nhiều phương án báo giá (gói cơ bản, gói tiêu chuẩn, gói cao cấp) để khách hàng dễ lựa chọn.
- Linh hoạt điều chỉnh báo giá theo tình hình thực tế nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp.
6. Không cập nhật giá cả theo thị trường
Giá cả các dịch vụ liên quan đến tổ chức sự kiện như thuê địa điểm, nhân sự, thiết bị thường biến động theo thời gian. Nếu không cập nhật kịp thời, đơn vị tổ chức sự kiện có thể báo giá quá thấp so với giá thị trường, dẫn đến lỗ hoặc khó khăn trong việc tìm nhà cung cấp.
Cách phòng tránh:
- Thường xuyên cập nhật giá từ các nhà cung cấp và đối tác để đảm bảo báo giá phù hợp với thực tế.
- Có phương án thay thế nhà cung cấp hoặc điều chỉnh ngân sách linh hoạt khi giá cả biến động.
- Sử dụng các điều khoản hợp đồng rõ ràng để tránh trường hợp giá thay đổi gây ảnh hưởng đến ngân sách của cả hai bên.
7. Báo giá gửi chậm hoặc thiếu chuyên nghiệp
.png)
Cách phòng tránh:
- Xây dựng quy trình báo giá nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo phản hồi kịp thời cho khách hàng.
- Thiết kế báo giá chuyên nghiệp, rõ ràng, có định dạng dễ đọc và dễ hiểu.
- Sử dụng email hoặc phần mềm quản lý khách hàng để theo dõi tiến độ báo giá và nhắc nhở kịp thời.
Báo giá sự kiện không chỉ là một bảng chi phí mà còn là công cụ thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị tổ chức. Việc mắc phải những rủi ro trong quá trình báo giá có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận, chất lượng dịch vụ và quan hệ với khách hàng. Do đó, cần có quy trình báo giá rõ ràng, minh bạch, chính xác và linh hoạt để tối ưu hóa lợi ích cho cả hai bên.
Bằng cách áp dụng các biện pháp phòng tránh rủi ro nêu trên, doanh nghiệp tổ chức sự kiện có thể xây dựng được lòng tin với khách hàng, nâng cao tỷ lệ chốt hợp đồng và khẳng định vị thế trên thị trường.
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com