Thuê photographer & quay phim sự kiện: Những điều cần lưu ý

Hình ảnh và video là yếu tố quan trọng giúp lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc truyền thông và quảng bá thương hiệu. Một sự kiện dù tổ chức hoành tráng đến đâu nhưng nếu không có hình ảnh chuyên nghiệp để ghi lại thì giá trị truyền thông sẽ giảm đáng kể.

Chính vì vậy, việc thuê photographer & quay phim sự kiện không chỉ đơn giản là tìm một đội ngũ có máy ảnh và máy quay mà còn cần đến sự chuyên nghiệp, kinh nghiệm và khả năng bắt trọn từng khoảnh khắc quan trọng. Để đảm bảo bạn chọn được đối tác phù hợp và có được những thước phim, hình ảnh chất lượng cao, hãy cùng tìm hiểu những điều cần lưu ý khi thuê dịch vụ này. 

1. Xác định nhu cầu cụ thể của sự kiện

Trước khi tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ quay phim, chụp ảnh, bạn cần xác định rõ nhu cầu của sự kiện. Một số yếu tố cần xem xét gồm:

  • Loại sự kiện: Hội nghị, hội thảo, tiệc gala, lễ khai trương, ra mắt sản phẩm hay sự kiện thể thao… mỗi loại sự kiện có yêu cầu ghi hình khác nhau.

  • Phong cách mong muốn: Bạn muốn hình ảnh mang phong cách tự nhiên, phóng sự hay chụp theo concept dàn dựng? Video có cần hiệu ứng đặc biệt không?

  • Số lượng photographer & cameraman: Một sự kiện nhỏ có thể chỉ cần 1-2 người, nhưng sự kiện lớn có thể cần đến cả đội ngũ để bao quát toàn bộ không gian.

  • Định dạng sản phẩm cuối cùng: Bạn cần ảnh chất lượng cao để in ấn hay chỉ sử dụng trên nền tảng số? Video có cần dựng hậu kỳ không hay chỉ cần thô?

Xác định rõ những yếu tố này sẽ giúp bạn lựa chọn được đội ngũ phù hợp và tối ưu chi phí.

2. Kiểm tra portfolio và kinh nghiệm làm việc

Một trong những cách tốt nhất để đánh giá năng lực của một photographer hoặc quay phim là xem portfolio (hồ sơ tác phẩm) của họ. Hãy xem xét:

  • Chất lượng hình ảnh & video: Độ sắc nét, góc chụp, ánh sáng, bố cục có chuyên nghiệp không?

  • Khả năng nắm bắt khoảnh khắc: Những bức ảnh có thể hiện được cảm xúc và câu chuyện của sự kiện không?

  • Kinh nghiệm làm việc với các sự kiện tương tự: Một người giỏi chụp ảnh chân dung chưa chắc đã phù hợp với sự kiện doanh nghiệp. Hãy tìm đối tác có kinh nghiệm trong loại sự kiện bạn đang tổ chức.

Bên cạnh đó, hãy hỏi về các khách hàng trước đây của họ để đánh giá mức độ chuyên nghiệp và sự uy tín của dịch vụ.

3. Kiểm tra thiết bị quay phim & chụp ảnh

Thiết bị là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh. Một số điểm cần lưu ý gồm:

  • Máy ảnh & ống kính: Photographer chuyên nghiệp thường sử dụng máy ảnh DSLR hoặc mirrorless cùng với nhiều ống kính khác nhau để phù hợp với từng bối cảnh.

  • Máy quay phim: Nếu sự kiện yêu cầu quay video chất lượng cao, hãy đảm bảo họ sử dụng máy quay 4K hoặc Full HD chuyên nghiệp.

  • Hệ thống ánh sáng: Nếu sự kiện tổ chức trong điều kiện ánh sáng yếu (ví dụ như tiệc tối, sự kiện sân khấu), cần có đèn hỗ trợ để đảm bảo hình ảnh đẹp.

  • Thiết bị chống rung & thu âm: Đối với quay phim, các thiết bị như gimbal, tripod và micro thu âm rời sẽ giúp video mượt mà, âm thanh rõ nét hơn.

Đừng ngần ngại yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ cho bạn biết về thiết bị họ sẽ sử dụng để đảm bảo phù hợp với yêu cầu của bạn.

4. Trao đổi chi tiết về kịch bản và thời gian làm việc

Để tránh tình trạng photographer hoặc cameraman bỏ lỡ những khoảnh khắc quan trọng, bạn cần làm rõ các vấn đề sau:

  • Lịch trình sự kiện: Gửi kịch bản chi tiết để họ biết được những thời điểm quan trọng cần ghi hình, chẳng hạn như khoảnh khắc phát biểu, cắt băng khai trương hay trao giải.

  • Vị trí tác nghiệp: Xác định rõ các khu vực ưu tiên quay chụp, tránh những góc khuất hoặc khu vực có ánh sáng yếu.

  • Phong cách chụp hình & quay phim: Bạn muốn hình ảnh có tính phóng sự tự nhiên hay cần chụp theo đội hình, pose dáng? Video cần dựng theo phong cách nào?

Việc thống nhất trước những yếu tố này giúp tránh sai sót trong quá trình làm việc.

5. Thỏa thuận về chi phí và hợp đồng rõ ràng

Chi phí thuê photographer & quay phim sự kiện có thể dao động tùy theo nhiều yếu tố như độ dài sự kiện, số lượng nhân sự, yêu cầu hậu kỳ… Trước khi ký hợp đồng, bạn cần làm rõ:

  • Báo giá chi tiết: Gói dịch vụ bao gồm những gì? Có chi phí phát sinh nào không?

  • Thời gian bàn giao sản phẩm: Bao lâu sau sự kiện bạn sẽ nhận được ảnh và video hoàn chỉnh?

  • Số lượng ảnh & thời lượng video: Bạn sẽ nhận được bao nhiêu ảnh đã chỉnh sửa? Video dài bao nhiêu phút?

  • Chính sách chỉnh sửa & quyền sở hữu hình ảnh: Nếu cần chỉnh sửa thêm, có bị tính phí không? Bạn có toàn quyền sử dụng hình ảnh hay cần ghi credit cho photographer?

Hợp đồng rõ ràng sẽ giúp bạn tránh những tranh chấp không đáng có sau sự kiện.

6. Kiểm tra phong cách làm việc và thái độ chuyên nghiệp

Ngoài yếu tố kỹ thuật, thái độ làm việc của photographer & quay phim cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách tham dự. Một đội ngũ chuyên nghiệp cần:

  • Ăn mặc phù hợp với sự kiện, không gây mất thẩm mỹ.

  • Giao tiếp khéo léo, không làm gián đoạn chương trình khi quay chụp.

  • Nhanh nhẹn, chủ động tìm góc chụp đẹp thay vì chờ được yêu cầu.

  • Có tinh thần hợp tác tốt, làm việc ăn ý với các bộ phận khác trong sự kiện.

Hãy ưu tiên chọn những đơn vị có tác phong chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Thuê photographer & quay phim sự kiện là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến cách sự kiện của bạn được ghi lại và quảng bá sau này. Để có được những hình ảnh và video chất lượng, bạn cần xác định rõ nhu cầu, kiểm tra năng lực của đơn vị cung cấp, thỏa thuận hợp đồng minh bạch và đảm bảo họ có thái độ làm việc chuyên nghiệp.

Bằng cách chú ý đến những yếu tố trên, bạn sẽ có được bộ ảnh và video hoàn hảo, giúp sự kiện của bạn trở nên đáng nhớ và chuyên nghiệp hơn.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com

Bài viết liên quan