Những tips giúp tổ chức sự kiện networking hiệu quả cho doanh nghiệp

Sự kiện networking là một trong những cách hiệu quả nhất giúp doanh nghiệp mở rộng quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác và nâng cao uy tín thương hiệu. Đây không chỉ là nơi để gặp gỡ, kết nối với các đối tác, khách hàng tiềm năng mà còn là dịp để học hỏi kinh nghiệm, trao đổi kiến thức và xây dựng cộng đồng vững mạnh.

Tuy nhiên, không phải sự kiện networking nào cũng đạt được hiệu quả mong muốn. Để tổ chức một buổi networking chuyên nghiệp, tạo ra giá trị thực sự cho khách tham dự và doanh nghiệp, bạn cần có một kế hoạch cụ thể cùng các chiến lược phù hợp. Dưới đây là những tips quan trọng giúp bạn tổ chức một sự kiện networking thành công và ấn tượng.

1. Xác định mục tiêu rõ ràng – Bạn tổ chức networking vì điều gì?

Mỗi sự kiện networking đều cần có một mục tiêu cụ thể, giúp bạn định hướng rõ ràng từ khâu lên kế hoạch đến triển khai. Trước khi tổ chức, hãy tự hỏi:

✓ Mục đích chính của sự kiện là gì? (Kết nối đối tác, tìm kiếm khách hàng, xây dựng thương hiệu hay chia sẻ kinh nghiệm?)
✓Đối tượng tham dự là ai? (Doanh nhân, chuyên gia, nhà đầu tư hay khách hàng tiềm năng?)
✓Doanh nghiệp mong muốn đạt được điều gì sau sự kiện? (Tăng doanh số, mở rộng quan hệ hay tìm kiếm cơ hội hợp tác?)

Khi có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng xây dựng nội dung, lựa chọn đối tượng tham gia và thiết kế chương trình sao cho phù hợp.

2. Xác định đối tượng tham dự phù hợp – Chất lượng hơn số lượng

Thành công của một sự kiện networking không nằm ở số lượng người tham dự mà nằm ở chất lượng kết nối mà họ có thể tạo ra. Hãy đảm bảo rằng bạn đang mời đúng đối tượng, những người có chung mối quan tâm và có thể mang lại giá trị cho nhau.

✓ Các CEO, nhà sáng lập, giám đốc doanh nghiệp: Nhóm đối tượng này thường tìm kiếm đối tác chiến lược hoặc mở rộng mạng lưới.
✓Các chuyên gia trong ngành: Giúp chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm quý báu.
✓Khách hàng tiềm năng: Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm khách hàng B2B, đây là nhóm không thể thiếu.
✓Nhà đầu tư, quỹ tài chính: Nếu mục tiêu là kêu gọi vốn, hãy tập trung vào nhóm này.

Một sự kiện chất lượng là khi khách tham dự cảm thấy họ có được những kết nối giá trị và không lãng phí thời gian.

3. Lựa chọn thời gian và địa điểm hợp lý

Không gian tổ chức sự kiện cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm thoải mái, thân thiện và chuyên nghiệp. Hãy chọn những địa điểm có không gian mở, dễ di chuyển và phù hợp với phong cách sự kiện.

📍 Một số gợi ý địa điểm:
✅ Khách sạn, trung tâm hội nghị: Thích hợp cho những sự kiện lớn, sang trọng.
✅ Quán cà phê, lounge cao cấp: Không gian ấm cúng, giúp khách dễ dàng trò chuyện.
✅ Coworking space: Thích hợp cho cộng đồng startup và doanh nghiệp nhỏ.
✅ Nhà hàng, rooftop bar: Kết hợp giữa networking và trải nghiệm ẩm thực, tạo không khí thoải mái.

⏰ Thời gian lý tưởng để tổ chức sự kiện networking:
✔ Giờ sau làm việc (17h - 20h): Phù hợp với các doanh nhân bận rộn.
✔ Buổi trưa (11h - 13h): Kết hợp giữa networking và dùng bữa.
✔ Cuối tuần: Không khí thư giãn hơn, khách tham dự có nhiều thời gian hơn.

4. Xây dựng format chương trình hấp dẫn và hiệu quả

Một sự kiện networking thành công không nên chỉ đơn thuần là một buổi gặp gỡ tự do. Hãy thiết kế một format có cấu trúc rõ ràng để giúp khách tham dự dễ dàng kết nối.

✓ Các hoạt động giúp sự kiện networking hiệu quả hơn:

✓ Ice-breaking activities (Hoạt động phá băng)

Tạo không khí sôi động, giúp mọi người làm quen nhanh chóng.
Một số trò chơi như "Giới thiệu trong 30 giây", "Tìm người có điểm chung với bạn" giúp khách mở lòng hơn.

✓ Tọa đàm chia sẻ kiến thức

Mời một số khách mời có ảnh hưởng để chia sẻ kinh nghiệm và truyền cảm hứng.
Chủ đề có thể xoay quanh xu hướng ngành, bài học kinh doanh, kỹ năng giao tiếp…

✓ Speed networking

Hình thức giao lưu theo vòng tròn, mỗi người có 3-5 phút để giới thiệu bản thân trước khi chuyển sang người tiếp theo.
Giúp mọi người nhanh chóng tìm ra đối tượng phù hợp để kết nối sâu hơn sau đó.

✓ Khu vực demo sản phẩm/dịch vụ

Nếu doanh nghiệp muốn quảng bá sản phẩm, hãy bố trí khu vực giới thiệu để khách tham dự trải nghiệm.

5. Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ networking

✓ Name card – Một vật không thể thiếu trong mọi sự kiện networking.
✓Brochure, profile công ty – Giúp đối tác hiểu rõ hơn về doanh nghiệp.
✓Hashtag sự kiện trên mạng xã hội – Khuyến khích khách tham dự chia sẻ và kết nối online.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng mã QR cá nhân để khách tham dự có thể quét và lưu thông tin nhanh chóng.

6. Sử dụng công nghệ hỗ trợ kết nối

✓ Ứng dụng check-in online – Giúp quản lý khách mời dễ dàng.
✓Phần mềm kết nối doanh nghiệp như LinkedIn, Eventbrite, Meetup giúp khách tìm hiểu trước về nhau.
✓App nhắn tin nội bộ sự kiện để giúp khách kết nối dễ dàng hơn.

Công nghệ sẽ giúp sự kiện chuyên nghiệp hơn và tạo ra trải nghiệm thuận tiện hơn cho khách tham dự.

7. Follow-up sau sự kiện – Kết nối không dừng lại ở đó!

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là không có chiến lược follow-up sau sự kiện. Đây là bước quan trọng để duy trì và phát triển những kết nối đã có được.

✓ Gửi email cảm ơn – Kèm hình ảnh, recap sự kiện và lời nhắn gửi.
✓Tạo nhóm trên Facebook/Zalo/LinkedIn để tiếp tục duy trì liên lạc.
✓Giới thiệu các kết nối tiềm năng – Nếu thấy hai người tham dự có thể hợp tác, hãy chủ động kết nối họ với nhau.

Một sự kiện networking thành công không chỉ giúp doanh nghiệp của bạn tìm kiếm cơ hội ngay tại thời điểm đó, mà còn tạo ra những giá trị lâu dài trong tương lai. Hãy đầu tư thời gian và công sức vào việc xây dựng một cộng đồng mạnh mẽ – vì đó chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững!

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com