Những sai lầm cần tránh khi tổ chức sự kiện Kick-off

Sự kiện Kick-off là bước khởi đầu quan trọng để định hướng tinh thần cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc đội ngũ nhân viên trước một hành trình mới. Một sự kiện Kick-off thành công không chỉ tạo động lực, truyền cảm hứng mà còn giúp kết nối mọi người, đưa ra những chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu trong năm hoặc trong dự án. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức Kick-off hiệu quả. Dưới đây là những sai lầm phổ biến cần tránh để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được kỳ vọng.

1. Không xác định rõ mục tiêu sự kiện

Nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện Kick-off một cách chung chung, không có mục tiêu rõ ràng. Điều này khiến chương trình trở nên rời rạc, thiếu trọng tâm và không mang lại giá trị thực sự cho người tham gia.

Cách khắc phục

Trước khi tổ chức, cần xác định mục tiêu chính của sự kiện:

Tạo động lực cho nhân viên?
Truyền tải thông điệp về chiến lược kinh doanh?
Tăng sự gắn kết đội ngũ?
Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới?

Khi đã có mục tiêu cụ thể, nội dung chương trình sẽ được xây dựng chặt chẽ và hấp dẫn hơn.

2. Thiếu kế hoạch chi tiết và dự phòng rủi ro

Việc tổ chức Kick-off mà không có kế hoạch rõ ràng rất dễ dẫn đến tình trạng lúng túng trong khâu vận hành, từ sắp xếp chương trình đến xử lý các vấn đề phát sinh. Một số lỗi thường gặp bao gồm:

Không có timeline chi tiết.
Không có phương án dự phòng khi xảy ra sự cố (mưa, mất điện, trục trặc kỹ thuật).
Không phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận.

Cách khắc phục

Lập kế hoạch chi tiết từ nội dung chương trình, thời gian, địa điểm, nhân sự, đến các phương án dự phòng. Đảm bảo có kế hoạch B cho các tình huống như thay đổi thời tiết, lỗi âm thanh, ánh sáng hay MC gặp sự cố.

3. Nội dung chương trình nhạt nhòa

Một sự kiện Kick-off chỉ có những bài phát biểu dài dòng, thiếu điểm nhấn sẽ dễ gây nhàm chán và mất sự tập trung của người tham gia. Điều này khiến thông điệp của doanh nghiệp không được truyền tải hiệu quả.

Cách khắc phục

Xen kẽ các hoạt động tương tác như trò chơi, minigame, biểu diễn nghệ thuật để tạo không khí sôi động.
Áp dụng công nghệ như thực tế ảo (VR), trình chiếu 3D, AI để thu hút sự chú ý.
Định hướng nội dung theo cách kể chuyện (storytelling) thay vì chỉ đơn thuần là trình bày thông tin.

5. Địa điểm và không gian phù hợp

Chọn địa điểm tổ chức không phù hợp với quy mô sự kiện là một lỗi phổ biến. Nếu không gian quá nhỏ, người tham dự sẽ cảm thấy chật chội, khó chịu. Ngược lại, nếu không gian quá lớn mà ít người tham gia, sự kiện sẽ trở nên lạnh lẽo và thiếu không khí.

Cách khắc phục

Xác định số lượng khách mời dự kiến để lựa chọn không gian phù hợp.
Chọn địa điểm có đủ tiện nghi về âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bãi đỗ xe.
Nếu tổ chức ngoài trời, cần có phương án dự phòng khi thời tiết xấu.

6. Không đầu tư vào trải nghiệm người tham dự

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào nội dung chương trình mà bỏ qua trải nghiệm của người tham dự. Những vấn đề như ghế ngồi không thoải mái, thời gian kéo dài quá lâu, đồ ăn thức uống không phù hợp… có thể làm giảm ấn tượng về sự kiện.

Cách khắc phục

Cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa, chẳng hạn như quà tặng có tên riêng hoặc khu vực chụp ảnh lưu niệm.
Chú ý đến thời gian chương trình, tránh kéo dài quá lâu khiến người tham dự mệt mỏi.
Cung cấp dịch vụ ăn uống chu đáo, đảm bảo khách tham dự luôn cảm thấy thoải mái.

7. Không tận dụng truyền thông để gia tăng hiệu ứng sự kiện

Một sự kiện Kick-off hoành tráng nhưng không được ghi lại và chia sẻ trên các nền tảng truyền thông sẽ làm giảm đáng kể sức lan tỏa của chương trình.

Cách khắc phục

Livestream sự kiện trên các kênh mạng xã hội như Facebook, YouTube, TikTok.
Tạo hashtag riêng để khuyến khích người tham dự chia sẻ hình ảnh, video.
Thu thập hình ảnh, video chất lượng cao để làm tư liệu truyền thông nội bộ hoặc quảng bá cho những sự kiện sau.

Một sự kiện Kick-off thành công không chỉ nằm ở quy mô hoành tráng mà còn ở cách tổ chức chuyên nghiệp, chỉn chu đến từng chi tiết. Tránh những sai lầm phổ biến như thiếu mục tiêu rõ ràng, nội dung nhạt nhòa, không có kế hoạch dự phòng hay bỏ qua trải nghiệm người tham dự sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một sự kiện đáng nhớ, truyền cảm hứng mạnh mẽ và nâng cao tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên.

Hãy đầu tư vào ý tưởng sáng tạo, địa điểm phù hợp, nội dung hấp dẫn và chiến lược truyền thông hiệu quả để đảm bảo sự kiện Kick-off không chỉ thành công trong ngày diễn ra mà còn để lại dấu ấn lâu dài trong lòng người tham dự!

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com