Kết hợp sự kiện trực tiếp và trực tuyến: Làm sao để hiệu quả?

Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển và nhu cầu kết nối toàn cầu ngày một tăng cao, việc kết hợp giữa sự kiện trực tiếp và trực tuyến (hybrid event) đang trở thành xu hướng tổ chức sự kiện mới, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp. Mô hình này không chỉ mở rộng quy mô, tiếp cận được nhiều đối tượng khách mời ở xa mà còn tạo ra trải nghiệm đa dạng, phong phú cho người tham dự. 

Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện kết hợp như vậy đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phương pháp tổ chức hợp lý. Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện hybrid hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

1. Lên kế hoạch chi tiết cho cả hai hình thức

Một sự kiện kết hợp cần có kế hoạch rõ ràng và chi tiết cho cả phần trực tiếp lẫn trực tuyến. Điều này bao gồm việc xác định địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra, nền tảng trực tuyến được sử dụng và cách phối hợp giữa hai hình thức để đảm bảo trải nghiệm mượt mà, liền mạch. 

Đối với sự kiện trực tiếp, cần chuẩn bị không gian tổ chức phù hợp với quy mô khách mời, hệ thống âm thanh ánh sáng chất lượng và các hạng mục phụ trợ như đón tiếp khách, trang trí hay dịch vụ an ninh.

Đối với sự kiện trực tuyến, cần lựa chọn nền tảng phát sóng phù hợp và kiểm tra kỹ hệ thống thiết bị quay phát cũng như đường truyền mạng. Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn điều chỉnh chương trình linh hoạt và tránh tình trạng "bỏ rơi" khán giả trực tuyến.

2. Tối ưu hóa công nghệ và đường truyền

Công nghệ đóng vai trò cốt lõi trong các sự kiện kết hợp. Một đường truyền ổn định và hệ thống thiết bị kỹ thuật hiện đại sẽ đảm bảo nội dung được truyền tải mượt mà đến khách mời tham dự trực tuyến. Hãy chọn các nền tảng trực tuyến như Zoom, Webex hay Hopin với tính năng đa dạng như phát sóng livestream, chia sẻ màn hình, chat trực tuyến và khảo sát ý kiến. 

Song song đó, việc đầu tư vào camera chất lượng cao, micro không dây và các thiết bị livestream chuyên dụng sẽ đảm bảo hình ảnh và âm thanh rõ nét. Luôn có phương án dự phòng như đường truyền backup hoặc thiết bị thay thế để xử lý nhanh các tình huống khẩn cấp.

3. Nội dung hấp dẫn và phù hợp cho cả hai nhóm khán giả

Để giữ chân người tham dự, nội dung chính là chìa khóa quan trọng. Nội dung chương trình cần được thiết kế sao cho cả khán giả trực tiếp và trực tuyến đều cảm thấy được kết nối và tham gia trọn vẹn. Hãy xen kẽ giữa các phần thuyết trình, phát biểu với hoạt động giao lưu, đặt câu hỏi hoặc khảo sát ý kiến trực tuyến. Sử dụng video, hình ảnh và âm nhạc sinh động sẽ giúp tăng tính hấp dẫn cho chương trình. 

Đừng quên tổ chức các hoạt động tương tác như mini-game hay bốc thăm may mắn, nơi cả hai nhóm khán giả đều có thể tham gia. Một MC chuyên nghiệp sẽ giúp kết nối liền mạch và tạo không khí sự kiện hài hòa giữa hai hình thức.

4. Tăng cường tương tác với người tham dự

Tính tương tác cao là yếu tố giúp sự kiện kết hợp trở nên thành công và đáng nhớ. Việc tạo cơ hội để người tham dự trực tiếp và trực tuyến được bày tỏ ý kiến, đặt câu hỏi hoặc tham gia các hoạt động sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng và gắn kết hơn. 

Hãy sử dụng các công cụ như Slido, Mentimeter hoặc tính năng Poll của Zoom để tổ chức khảo sát và thu thập ý kiến khách mời. Các trò chơi mini-game hoặc phần bốc thăm trúng thưởng với quà tặng hấp dẫn sẽ giúp không khí sự kiện trở nên sôi động hơn. 

Đặc biệt, khuyến khích diễn giả tương tác đồng thời với cả hai nhóm khán giả sẽ tạo cảm giác hòa nhập và không bỏ sót bất kỳ đối tượng nào.

5. Đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Sự kiện kết hợp thành công không thể thiếu đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp, bao gồm các bộ phận kỹ thuật, nội dung và điều phối viên. Bộ phận kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm về âm thanh, ánh sáng và phát sóng trực tuyến; bộ phận nội dung sẽ đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản và linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết; còn đội ngũ điều phối sẽ hỗ trợ khách mời và xử lý các tình huống phát sinh. 

Sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và mang đến một sự kiện mượt mà, ấn tượng. Đầu tư vào đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp sẽ là "chìa khóa" quan trọng để đảm bảo thành công

6. Đo lường và đánh giá hiệu quả sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, việc đo lường và đánh giá hiệu quả là bước quan trọng để rút kinh nghiệm và cải thiện cho các sự kiện trong tương lai. Hãy gửi khảo sát đến khách mời tham dự trực tuyến và trực tiếp để thu thập phản hồi về mức độ hài lòng và chất lượng chương trình. 

Sử dụng các công cụ như Google Analytics hay báo cáo từ nền tảng livestream để phân tích dữ liệu về số lượng người xem, thời gian tham gia và mức độ tương tác. Từ đó, tổng hợp báo cáo chi tiết và rút ra bài học kinh nghiệm, đồng thời chia sẻ video highlight sự kiện để giữ kết nối với khách mời.

Kết hợp sự kiện trực tiếp và trực tuyến là một xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, mở rộng quy mô và tiếp cận nhiều đối tượng khách mời. Để tổ chức một sự kiện hybrid thành công, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ công nghệ, nội dung chương trình cho đến đội ngũ nhân sự. Quan trọng hơn hết, hãy luôn tạo ra trải nghiệm đồng nhất, hấp dẫn và gắn kết cho cả hai nhóm khán giả. 

Với sự chuẩn bị chu đáo và chiến lược rõ ràng, sự kiện kết hợp sẽ trở thành một cầu nối hiệu quả, mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp và khách mời tham dự. Hãy nắm bắt xu hướng này và tạo nên những dấu ấn mạnh mẽ cho sự kiện của bạn! 

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com