Quy trình tổ chức sự kiện
Hiện tại, tổ chức sự kiện không còn là thuật ngữ quá xa lạ đối với hầu hết chúng ta. Hằng ngày chúng ta có thể bắt gặp các sự kiện ở khắp mọi nơi, từ trường học, cơ quan đến các khu du lịch, hay thậm chí trên đường chúng ta đi làm, đi học cũng đều có thể thấy các sự kiện đang được diễn ra. Tuy phổ biến là thế, nhưng đã bao giờ bạn đã tự hỏi rằng quy trình tổ chức các sự kiện như thế này gồm những bước nào chưa. Nếu bạn vẫn chưa có lời giải đáp thì hãy theo dõi bài viết sau đây của Tổ chức sự kiện BSG nhé.
Tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp bao gồm rất nhiều bước khác nhau. Nhưng nó sẽ được chia làm 3 giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện:
Trước sự kiện
Đây sẽ là giai đoạn gồm nhiều bước nhất, để chuẩn bị cho sự kiện được diễn ra thành công thì phải cần lên rất nhiều kế hoạch và chuẩn bị rất nhiều tài liệu
Xác định mục tiêu sự kiện
Bất cứ sự kiện nào cũng đều phải có mục đích và chủ đề riêng. Đầu tiên bạn phải xác định được mục tiêu, mục đích của sự kiện, bạn cần biết sự kiện sẽ mang lại lợi ích gì, mục đích của nó là gì, và những kết quả mà bạn mong đợi đạt được. Sau khi xác định được mục tiêu sự kiện thì bạn sẽ bắt đầu lựa chọn loại hình, diễn giả và khán giả phù hợp.
Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức
Bạn phải dựa vào quy mô khán giả và ngân sách để lựa chọn các địa điểm phù hợp. Bạn có thể chọn các địa điểm trong nhà như: nhà hàng, khách sạn, hội trường, nhà thi đấu,...hoặc các địa điểm ngoài trời như: công viên, sân vận động, quảng trường,...Và điều quan trọng là bạn phải lưu ý không gian phải đủ rộng và thoải mái, vị trí địa lý phải thuận tiện khi đi lại.
Về thời gian tổ chức sự kiện: Nếu sự kiện nhằm mục đích quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, thì nên tổ chức vào thời điểm có nhiều người tham dự, chẳng hạn như cuối tuần, dịp lễ tết. Nếu sự kiện nhằm mục đích đào tạo, hội thảo, thì nên tổ chức vào thời điểm thuận tiện cho khách mời tham gia.
Lên kế hoạch truyền thông
Để sự kiện được biết đến rộng rãi hơn thì không thể thiếu được giai đoạn truyền thông, quảng bá. Việc truyền thông trên các trang mạng xã hội hoặc trên các biển quảng cáo sẽ giúp sự kiện được phủ sóng rộng rãi hơn.
Bên cạnh content truyền thông thì chúng ta cũng phải có các ấn phẩm media đi kèm. Việc xuất hiện các các hình ảnh hay video sẽ làm tăng độ nhận diện cho sự kiện của chúng ta.
Chuẩn bị các tài liệu đối ngoại
Các tài liệu đối ngoại ở đây có thể bao gồm:
- Bản proposal để đi xin tài trợ từ các doanh nghiệp, các tổ chức lớn. Sự kiện nào cũng cần có nhà tài trợ, và các nhà tài trợ có thể tài trợ cho sự kiện của chúng ta bằng hiện kim hoặc hiện vật.
- Thư mời hỗ trợ truyền thông: Việc gửi lời mời hỗ trợ truyền thông sẽ làm tăng cơ hội mọi người biết đến mình hơn, và từ đó cũng làm tăng khả năng tham gia của mọi người.
- Thư mời các đối tượng đặc biệt đến tham gia sự kiện: Các đối tượng đặc biệt ở đây có thể là nhà tài trợ, các bên đối tác, cấp trên hoặc các bên liên quan khác.
Lên timeline sự kiện
Timeline sự kiện là bảng tiến độ các công việc tương ứng với từng mốc thời gian nhất định. Các công việc có thể khác nhau tùy sự kiện, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm mở đầu, giới thiệu sự kiện; các hoạt động trong sự kiện (văn nghệ, teabreak,...) và kết thúc sự kiện.
Việc lên timeline chi tiết sẽ giúp cho sự kiện của chúng ta đi đúng hướng, không bị hỗn loạn và đảm bảo được thời gian sự kiện diễn ra.
Dự trù chi phí
Bước này sẽ giúp chúng ta kiểm soát được nguồn tài chính, phân bổ nguồn tài chính phù hợp, từ đó có thể tập trung vào những hạng mục quan trọng và đưa ra quyết định sử dụng tài nguyên một cách hợp lý.
Phân công nhân sự
Dự trù rủi ro
Sự kiện nào cũng sẽ có rủi ro và những rủi ro này chúng ta không thể biết trước được sẽ xảy ra vào khoảng thời gian nào. Chính vì thế mà cần dự trù trước và đưa ra các giải pháp phù hợp.
Trong sự kiện
Trong thời gian diễn ra sự kiện thì chúng ta sẽ thực hiện các công đoạn như trong bản kế hoạch và timeline đã đề ra. Từ công tác chuẩn bị, setup đến các công việc như điều phối và dọn dẹp sau khi sự kiện kết thúc.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần lên kế hoạch quản lý sự kiện một cách chặt chẽ. Điều này bao gồm việc phối hợp các hoạt động, giám sát tiến độ, quản lý đội ngũ và nhân viên, đảm bảo sự suôn sẻ của các hoạt động và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Sau sự kiện
Từ những đánh giá và nhận xét, chúng ta có thể nhìn nhận lại và rút ra bài học cũng như là kinh nghiệm cho bản thân.
Trên đây là các bước tổ chức sự kiện mà một người làm nghề tổ chức sự kiện cần biết. BSG Event hy vọng với những kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, những chia sẻ trên sẽ góp phần giúp quý khách có thêm kinh nghiệm tốt trong việc tổ chức hội thảo nói riêng cũng như các dịch vụ tổ chức sự kiện khác.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com