Quy trình tổ chức lễ khánh thành
Tổ chức Lễ khánh thành là dấu mốc quan trọng đánh dấu bước khởi đầu các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp. Thông qua buổi lễ này, doanh nghiệp không chỉ khẳng định một tương lai vững chắc mà còn khẳng định đẳng cấp và vị thế quan trọng của doanh nghiệp với các đối tác. Bên cạnh đó, đây còn là cơ hội để các công ty quảng bá tên tuổi và uy tín của mình trên thương trường. Do vậy, trong quy trình tổ chức lễ khánh thành có rất nhiều hoạt động, nghi thức được thực hiện. Việc tiến hành tổ chức lễ khánh thành thường diễn ra theo các bước sau:
Chuẩn bị cho lễ khánh thành
Đây là giai đoạn tiền tố quyết định sự thành bại của một kịch bản cho một quy trình tổ chức lễ khánh thành. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp và bên hợp tác tổ chức cần thống nhất các vấn đề chung, cơ bản như:
- Lên danh sách khách mời.
- Nghiên cứu địa điểm thực hiện.
- Cách trang trí và chuẩn bị hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng… một cách phù hợp. Các doanh nghiệp cần cân nhắc chọn những công ty cho thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình LED phù hợp.
- Lựa chọn chủ đề và lên ý tưởng thực hiện buổi lễ. Buổi lễ khánh thành của quý doanh nghiệp là cho công trình nào: resort, cầu đường, trường học, nhà máy… Và ý tưởng chủ đạo của công trình đó là gì.
- Vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế băng-rôn, sân khấu, thư mời…
- Xây dựng nội dung kịch bản tổ chức lễ khánh thành. Xem xét các hoạt động có thể góp mặt vào trong chương trình như như ca hát, nhảy múa… Nhằm giúp cho buổi lễ trở nên sôi động và đầy màu sắc hơn.
- Thống nhất nhân sự cả về đối tượng lẫn số lượng. Bao gồm: Đạo diễn, người dẫn chương trình, đội ngũ kỹ thuật, nhân viên phục vụ, an ninh…
- Tiến hành xin giấy phép treo băng rôn quảng cáo ở sở văn hóa và du lịch.
- Phát thư mời.
- Quảng cáo về buổi lễ trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Quy trình tổ chức lễ khánh thành
Khi thống nhất được các vấn đề trong giai đoạn chuẩn bị thì các bên sẽ đi vào giai đoạn thực hiện chương trình. Trong quy trình tổ chức lễ khánh thành thường có các hoạt động phổ biên sau:
Trước khi buổi lễ diễn ra thi công dàn dựng trang trí
- Bên ngoài khu vực lễ: Tiến hành treo băng-rôn ngang, dọc, cờ đuôi nheo, cờ phướn,…xung quanh khu vực lễ.
- Khu vực cổng chào: Lắp đặt cổng chào (cổng hơi) cho sự kiện, thảm đỏ, cột và cây kiểng cho lối đi vào khu vực lễ.
- Khu vực lễ: Tiến hành lắp đặt nhà bạt, sân khấu, thảm trải, backdrop sân khấu, bàn tiếp tân, bàn ghế khách mời, trang trí.
- Khu vực khánh thành: Cắt băng khánh thành.
- Khu vực tiệc (nếu có)
- Tiến hành việc dọn dẹp vệ sinh sau khi sự kiện kết thúc.
Quy trình tổ chức lễ khánh thành trong buổi lễ
- Đón khách tham dự: Đội ngũ lễ tân trong trang phục áo dài hoặc đồng phục sẽ có nhiệm vụ đón khách tham dự tại cửa ra vào sau đó hướng dẫn cho từng vị khách vị trí chỗ ngồi phù hợp.
- Các tiết mục văn nghệ: Một vài tiết mục văn nghệ đặc sắc chào mừng quý khách đến tham dự sự kiện.
- Người dẫn chương trình: Giới thiệu các đại biểu và khách mời có mặt trong buổi lễ.
- MC sự kiện sẽ mời đại diện ban tổ chức buổi lễ lên phát biểu quan điểm và hy vọng dự án thành công như mong đợi.
- Cắt băng khánh thành: Đội ngũ lễ tân sẽ cầm dải băng đỏ, sau đó MC mời các đại biểu lên sân khấu để cắt dải băng chính thức công nhận sự tồn tại của dự án. Đây là một điểm nhấn quan trọng của buổi lễ khánh thành.
- Múa lân – sư – rồng: Khi cắt băng khánh thành xong, đội múa lân – sư – rồng sẽ tiến hành biểu diễn tiết mục múa chúc mừng. Nghi thức này có ý nghĩa là cầu mong sự dự án sẽ phát triển và thành công trong tương lai, mở ra thêm nhiều triển vọng trong kinh doanh
- Tiễn khách: Sau khi buổi lễ khánh thành kết thúc, đội lễ tân sẽ có nhiệm vụ tiễn khách ở cửa ra và tặng quà lưu niệm nếu có.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com