Lưu ý khi tổ chức sự kiên ngoài trời vào mùa mưa
Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn là lựa chọn hấp dẫn bởi không gian thoáng đãng và gần gũi với thiên nhiên. Tuy nhiên, vào mùa mưa, việc này trở nên phức tạp hơn rất nhiều do yếu tố thời tiết không thể đoán trước. Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và không bị gián đoạn bởi những cơn mưa bất chợt, bạn cần có những kế hoạch và biện pháp chuẩn bị kỹ lưỡng. Bài viết dưới đây là những chia sẻ của BSG Event về một số lưu ý quan trọng giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời hoàn hảo trong mùa mưa.
Chọn địa điểm phù hợp
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa là vô cùng quan trọng. Hãy chọn những nơi có sẵn mái che, nhà bạt hoặc có khả năng lắp đặt các thiết bị che mưa dễ dàng. Các khu vực như công viên có nhà kính, nhà hát ngoài trời có mái che, hoặc sân vườn rộng rãi với nhiều cây cối cũng là lựa chọn tốt. Địa điểm cần có mặt bằng thoát nước tốt để tránh tình trạng ngập lụt khi mưa lớn.
Kiểm tra dự báo thời tiết
Luôn cập nhật dự báo thời tiết từ 3-5 ngày trước khi diễn ra tổ chức sự kiện ngoài trời và tiếp tục theo dõi sát sao cho đến ngày tổ chức. Điều này giúp bạn có đủ thời gian để điều chỉnh kế hoạch và chuẩn bị các biện pháp phòng ngừa cần thiết. Nếu dự báo cho thấy khả năng mưa cao, bạn có thể xem xét chuyển sự kiện vào trong nhà hoặc chuẩn bị các phương án thay thế khác.
Chuẩn bị trang thiết bị chống thấm
Các thiết bị như lều bạt, nhà bạt, và các tấm bạt phủ chống thấm nước là những vật dụng không thể thiếu. Hãy đảm bảo khu vực sân khấu, khu vực ngồi của khách mời và các khu vực trưng bày đều được bảo vệ khỏi mưa. Các thiết bị âm thanh, ánh sáng và máy móc điện tử cần được bọc kín bằng màng bảo vệ chống thấm và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sử dụng.
Đảm bảo an toàn điện
Trong điều kiện mưa gió, an toàn điện là yếu tố hàng đầu cần được đảm bảo. Hãy sử dụng các ổ cắm, dây dẫn điện chống nước và đặt các thiết bị điện trên bề mặt cao hơn mặt đất để tránh tiếp xúc trực tiếp với nước. Cần có biện pháp ngắt điện khẩn cấp và bố trí các bình cứu hỏa, bộ dụng cụ sơ cứu y tế sẵn sàng trong trường hợp có sự cố.
Lên kế hoạch dự phòng
.png)
Bố trí nhân sự hỗ trợ
.png)
Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Cần có đội ngũ nhân viên chuyên trách để hỗ trợ khách mời trong điều kiện thời tiết xấu, giúp họ di chuyển, che chắn và hướng dẫn một cách an toàn. Đội ngũ này cũng cần được trang bị đầy đủ áo mưa, ô dù và các dụng cụ cần thiết khác.
Chuẩn bị các phương án di chuyển
Khi trời mưa, việc di chuyển của khách mời có thể gặp khó khăn. Hãy bố trí các phương tiện vận chuyển hoặc hướng dẫn di chuyển an toàn cho khách mời. Cung cấp ô, áo mưa hoặc xe đưa đón tại các điểm tập trung để giúp khách mời di chuyển thuận tiện từ nơi gửi xe đến khu vực sự kiện.
Trang bị đồ dùng cá nhân
.png)
Khuyến khích khách mời mang theo ô dù, áo mưa và các vật dụng cá nhân cần thiết khi tham gia sự kiện. Ngoài ra, bạn có thể chuẩn bị sẵn các vật dụng này tại sự kiện và phân phát cho khách mời khi cần thiết. Điều này không chỉ giúp bảo vệ sức khỏe của họ mà còn tạo ấn tượng tốt về sự chu đáo của ban tổ chức..
Giữ tinh thần lạc quan
Cuối cùng, hãy giữ tinh thần lạc quan và linh hoạt. Dù thời tiết có thể thay đổi và không lường trước được, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tinh thần tích cực, bạn hoàn toàn có thể tổ chức sự kiện ngoài trời thành công và ấn tượng. Sự lạc quan và sẵn sàng thích ứng với mọi tình huống sẽ giúp bạn và đội ngũ vượt qua mọi khó khăn.
Tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa có thể là một thách thức, nhưng đồng thời cũng là cơ hội để bạn thể hiện sự sáng tạo và khả năng ứng phó linh hoạt. Mỗi khó khăn đều đi kèm với những giải pháp nếu bạn biết cách chuẩn bị và lên kế hoạch chu đáo. Đừng để thời tiết làm bạn nản lòng; thay vào đó, hãy xem đó là cơ hội để chứng minh khả năng tổ chức chuyên nghiệp của bạn. Sự quan tâm và chu đáo của bạn sẽ tạo nên một sự kiện thành công và ghi dấu ấn trong lòng mọi người tham dự.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com