Kế hoạch tổ chức hội thảo sự kiện chuyên nghiệp

Kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo là điều cần thiết cho mỗi sự kiện hội nghị, hội thảo. Muốn tổ chức chương trình hội nghị hội thảo hấp dẫn và ấn tượng, việc đầu tiên bạn cần lên kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo cụ thể và chi tiết. Để tổ chức một hội thảo thành công có đề ra một kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo cụ thể, chi tiết cho chương trình hội thảo đó. Dưới đây là cách để tạo nên một kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp được áp dụng cho rất nhiều sự kiện hiện nay.

Lập kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị

Để tổ chức thành công mỗi chương trình hay đơn giản là hoàn thành một công việc nào đó, người thực hiện cần có kế hoạch cụ thể để giảm bớt thời gian cũng như hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và khoa học. Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản; bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới, trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng. Để tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị thành công Khi lập kế hoạch cần chú ý những điều sau:

Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị, hội thảo

Cột sống của buổi hội thảo chính là chủ đề tổ chức. Nó quyết định mục tiêu tổ chức cũng như mục tiêu tham dự của khách mời. Có vô số chủ đề cho các bạn tổ chức; chẳng hạn như là “Kĩ năng giao tiếp”; hoặc “Marketing là gì?”.

Hoặc người tổ chức có thể dựa vào khách mời; hãy tìm những chủ đề mà khách mời sẽ hứng thú. Đối với những buổi hội thảo dành cho cá nhân hãy tìm những chủ đề liên quan đến lập nghiệp, kĩ năng làm việc chẳng hạn.

Còn đối với các doanh nghiệp chủ đề có thể là “Khách hàng là gì?”, “Các sự cố không mong muốn khi kinh doanh”.

Nội dung, kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Xem thêm: Kinh nghiệm thuê phòng hội thảo tổ chức sự kiện

Từ mục tiêu và yêu cầu cần đạt được sau mỗi chương trình, người tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp cần phải xây dựng nội dung cụ thể, chi tiết cho buổi tổ chức hội thảo hội nghị.

Đối với tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo khác nhau thì chủ đề sử dụng và nội dung khai thác đến cũng khác nhau.

Chẳng hạn như, nếu bạn tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, bạn phải xây dựng chủ đề liên quan đến việc ra mắt sản phẩm, triển khai nội dung sao cho chương trình giới thiệu sản phẩm hấp dẫn, cuốn hút, gây ấn tượng sâu sắc đối với khách mời tham dự.

Nội dung và chủ đề của hội nghị hội thảo cần rõ ràng và nội dung nào được nhắc đến trong hội thảo, là chủ đề chính trong hội thảo phải là những vấn đề mà khách mời am hiểu và là sự quan tâm đối với những người tham dự sự kiện.

Chọn lựa thời gian và địa điểm

Về thời gian tổ chức hội nghị hội thảo, đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo cần chọn thời gian tổ chức hợp lý và đảm bảo người tham dự có thể tham gia.

Ví dụ như, tổ chức chương trình hội thảo ra mắt sản phẩm mới, bạn cần xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm cụ thể, chi tiết khi lựa chọn thời gian. Thời điểm này đối thủ cạnh tranh có đưa ra sản phẩm mới hay không, công ty nên tung sản phẩm mới ra ngay bây giờ hay cần thêm thời gian nữa,…

Về địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo, bạn phải lưu ý kĩ về địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo. Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế phải đảm bảo phù hợp với số lượng người tham gia, đối tượng tham gia cũng phải đảm bảo an ninh, dịch vụ tốt, thuận tiện đi lại,…

Dự trù kinh phí

Ở bước này, bạn sẽ cần dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết, rành mạch. Nếu dự trù ngân sách tổ chức sự kiện ít hơn so với kinh phí tổ chức event thực tế, công tác chuẩn bị và tổ chức buổi hội thảo hội nghị rất dễ bị khủng hoảng.

Lựa chọn đơn vị phối hợp tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo

Tùy vào quy mô và kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo, bạn cần lựa chọn và lên danh sách đơn vị phối hợp và hỗ trợ tổ chức sự kiện. Ví dụ như lựa chọn công ty tổ chức sự kiện nào, liên hệ với đơn vị cho thuê địa điểm nào, sử dụng đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống nào…

Tổ chức một sự kiện hội nghị, hội thảo là một khối công việc khá cồng kềnh và cần những nhân sự có kinh nghiệm, hiểu biết trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và có khả năng chu toàn tất cả các yếu tố. BSG Event tự hào là một đơn vị tổ chức sự kiện có thể đáp ứng đủ những điều kiện đó.

Kiểm soát chương trình

Trong bước này, người chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị hội thảo khoa học cần lên tiến trình thời gian tổ chức sự kiện hội thảo hội nghị cụ thể và chi tiết. Đó là thời gian bắt đầu tổ chức, thời gian kết thúc chương trình, thời gian nghỉ giữa chương trình và các hoạt động diễn ra đan xen trong chương trình như tiết mục văn nghệ, đọc báo cáo,… nhằm tránh hỏng chương trình và vỡ kịch bản.

Kế hoạch dự phòng cho sự kiện

Mọi sự kiện dù được chu toàn đến đâu cũng cần có những phương án dự phòng về thời tiết, khí hậu và cả về nhân sự dự phòng trong những trường hợp cần thiết. Bạn không thể chắc chắn rằng những bất cập và rủi ro gì có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện.

Chính vì vậy, quản trị rủi ro và có kế hoạch dự phòng rõ ràng sẽ đảm bảo được tiến độ cũng như sự thành công cho sự kiện.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo

Kế hoạch và kịch bản của một sự kiện hội nghị, hội thảo bao gồm những phần sau:

Chuẩn bị kịch bản kế hoạch tổ chức hội thảo

Bao gồm các công việc cụ thể:

Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn đón tiếp khách, banner dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…
Kiểm tra lắp đặt sân khấu ở khu vực tổ chức
Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…
Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu
Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, bánh kẹo, hoa tươi, khăn trải bàn, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…
Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, khoa học,…
Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh kẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự sự kiện.

Tiến hành kế hoạch tổ chức sự kiện

Đối với một sự kiện hội nghị, hội thảo, khung chương trình sự kiện bao gồm:

MC lên giới thiệu chương trình, giới thành phần đại biểu, và tuyên bố lý do
Đại diện khách mời phát biểu khai mạc chương trình
Ban chủ trì lên điều hành chương trình (nếu có). Nếu buổi hội thảo hội nghị nhằm mục đích trao đổi, giải quyết một vấn đề khó khăn nào đó, thì thường phải có ban chủ trì buổi hội thảo hội nghị để điều hành, cân nhắc, điều tiết chương trình, tránh xảy ra xung đột gay gắt hoặc đi quá xa nội dung cuộc họp.
Nếu chương trình diễn ra trong khoảng thời gian dài, bạn nên bố trí một vài tiết mục văn nghệ để không khí thoải mái hơn, hay nghỉ giải lao giữa giờ và ăn nhẹ,…
Đại diện khách mời lên phát biểu bế mạc chương trình
MC tuyên bố kết thúc chương trình

Kế hoạch sau sự kiện

Khi sự kiện kết thúc, những người tổ chức sự kiện cần có kế hoạch:

Lễ tân tiễn khách
Tháo dỡ, thu dọn các thiết bị dụng cụ
Dọn đẹp địa điểm tổ chức sự kiện
Sắp xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại các đồ đi mượn, hoặc thuê,…

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, BSG Event sẽ là một lựa chọn khôn khéo nhất cho doanh nghiệp của bạn khi doanh nghiệp, tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo.

Với đội ngũ chuyên nghiệp, âm thanh ánh sáng được đáp ứng đầy đủ và phù hợp cho từng loại sự kiện cùng sự chuyên nghiệp khi kinh qua nhiều năm trong lĩnh vực này. BSG Event tự tin sẽ mang lại cho bạn một sự kiện hội thảo, hội nghị ý nghĩa nhất.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding –Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
Mail: truyenthongbsg@gmail.com