Workshop là gì, kinh nghiệm tổ chức workshop thành công

 Thuật ngữ workshop đang dần trở nên rất phổ biến và có lẽ không ít lần các bạn được nghe “buổi workshop” từ mọi người xung quanh. Tuy nhiên, định nghĩa workshop đến nay vẫn chưa được thống nhất và có rất nhiều cách hiểu khác nhau.

I. Workshop là gì?

Tại Việt Nam, tổ chức workshop được hiểu là mô hình một buổi hội thảo, thảo luận, trao đổi kiến thức, phương pháp và kỹ năng có tính mở dành cho mọi ngành nghề và đối tượng. Phần đầu buổi sẽ là phần trình bày của diễn giả hoặc những người có chuyên môn, phần còn lại là hỏi đáp tự do dành cho người tham dự. Những người tham gia buổi thảo luận này sẽ có thêm cơ hội được thêm kiến thức, kĩ năng hay chia sẻ những điều mình biết với mọi người tham gia.

II. Lợi ích của việc tổ chức workshop

Phát huy khả năng làm việc nhóm

Những buổi workshop diễn ra vô cùng sôi nổi, không chỉ ngồi nghe mà còn phần thực hành. Chính vì thế, bạn phải tiếp cận và làm việc nhóm với những người chưa từng quen biết, cùng họ thực hiện thật tốt những hoạt động trong buổi workshop. Đây được xem là hình thức giao lưu một cách chủ động, không ép buộc.

Thúc đẩy khả năng tư duy, sáng tạo

Hoạt động chỉ gói gọn trong thời gian cho phép trong buổi workshop cũng như không gian chỉ thu gọn trong một khán phòng giúp kích thích khả năng tư duy của mọi người. Trong trường hợp hạn chế về mọi mặt, mọi người cần tập trung cao độ, nghiêm túc để phát huy khả năng là việc dưới áp lực trong khoảng thời gian ngắn.

Nơi học tập và áp dụng thực tiễn

Các chuyên gia được mời đến sẽ là nhưng người đã có những thành công nhất định trong cuộc sống, bởi thế những kinh nghiệm mà họ cung cấp cho bạn là vô cùng quý giá, đó là những kiến thức mà chưa chắc bạn tìm thấy trong sách vở. Bạn không chỉ tiếp thu được kiến thức cho bản thân mà còn có thể đưa ra những câu hỏi để làm rõ vấn đề mà bản thân còn băn khoăn. Sự tương tác của mọi người sẽ góp phần tạo nên sự thành công cho buổi workshop.

Giao lưu mở rộng mối quan hệ, tìm kiếm sự hợp tác

Workshop là buổi giao lưu tụ họp của rất nhiều người, họ có thể là sinh viên, nhân viên hay thậm chí là những người rất thành công trong cuộc sống. Đây là cơ hội để các bạn có thể mở rộng quan hệ, giao lưu với các doanh nghiệp, các đối tác kinh tế hay những vị khách tiềm năng

Kênh quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả

Nếu so với chiến lược Marketing, workshop sẽ tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều. Một buổi workshop có rất nhiều người có nhu cầu và thật sự quan tâm đến cùng lĩnh vực tham gia, do đó khả năng tiếp cận đến đúng mục tiêu thị trường là rất cao. Qua đó, cho thấy hiệu quả mang lại của workshop cao hơn nhiều nếu so với Marketing truyền thống.

III. Các hình thức workshop phổ biến

Workshop chia sẻ kiến thức

Hình thức chia sẻ kiến thức khá phổ biến và dễ dàng tổ chức. Quy mô thường vài chục đến vài trăm người diễn ra 3 – 4 tiếng tùy người tổ chức. Đối với workshop chia sẻ kiến thức được tổ chức dưới dạng một chuyên gia hay diễn giả sẽ chia sẻ những kinh nghiệm kiến thức chuyên môn trong ngành.

Sau đó, 1 phần 3 khoảng thời gian còn lại của chương trình được dùng cho khán giả hỏi và chuyên gia giải đáp những thắc mắc. Những buổi workshop như thế, người tham dự có thể học hỏi được rất nhiều kiến thức mới và tích lũy kinh nghiệm.

Workshop thiên về thực hành

Buổi workshop này thường được tổ chức trong nội bộ công ty, được xem như buổi đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên. Tại buổi workshop, người tham dự được lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm từ những diễn giả và đồng thời được thực hành công việc trong buổi workshop nhằm đảm bảo buổi workshop được diễn ra hiệu quả. Người tham gia thường là những người mong muốn nâng cao chuyên môn.

Workshop với mục đích Marketing

Buổi workshop này diễn ra với mục đích quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm mới, thường có quy mô lớn lên đến hàng trăm người. Mọi thứ được chuẩn bị rất chi tiết và chu đáo với mong muốn người tham gia hiểu rõ nhất về sản phẩm. Buổi workshop thường có sự tham dự của đại diện nhãn hàng và những chuyên gia được mời đến để tư vấn rõ nhất về sản phẩm. Những buổi workshop với mục đích Marketing mong muốn truyền tải thông tin từ nhãn hàng đến người tham dự một cách hiệu quả nhất.

IV. Các bước tổ chức workshop thành công

Chuẩn bị trước buổi workshop

Bước chuẩn bị luôn đóng một vai trò rất quan trọng, quyết định đến 50% sự thành công của workshop. Trước hết cần xác định được mục tiêu rõ ràng và kết quả cuối cùng cho buổi workshop để đề ra chiến lược cụ thể, kế hoạch của chương trình, thời gian và những hoạt động diễn ra. Trong trường hợp có khách mời tham dự, cần chuẩn bị một kịch bản chương trình gửi đến họ. Điều này giúp những khách mời nắm rõ được chương trình cụ thể mà còn giúp chương trình đi đúng hướng kế hoạch.

Khi đã có được mục tiêu cho buổi workshop, người tổ chức sẽ lập ra được danh sách đối tượng tham gia để có thể tiếp cận được đúng đối tượng. Bên cạnh đó một số yếu tố bên ngoài cần phải sắp xếp như chọn địa điểm tổ chức – cần đề xuất cụ thể số lượng người tham gia, máy chiếu, các trang thiết bị phục vụ cho buổi workshop. 

Xác định vai trò của những người tham dự

Trong quá trình diễn ra buổi workshop, mỗi vị trí ban tổ chức đều có vai trò, trách nhiệm riêng. Việc phân công nhiệm vụ giúp cho mỗi cá nhân nắm rõ thông tin chương trình và có thể tổng kết lại kết quả của buổi workshop, tăng hiệu quả công việc đồng thời cho thấy tính chuyên nghiệp của chương trình.

– Người điều phối: Người này có trách nhiệm theo dõi và chỉ đạo mọi thứ nhằm đảm bảo buổi workshop diễn ra theo đúng kế hoạch. Họ cũng là người quan sát và hỗ trợ các bộ phận xungquanh và tạo điều kiện cho những ý kiến của khán giả đến diễn giả nhanh chóng và kịp thời. Người điều phối là ngưới có khả năng bao quát cao, phối hợp với nhiều bộ phận khác nhau để giải quyết những vấn đề bất ngờ.

– Người ghi chép: Nhiệm vụ của người ghi chép là viết lại những nội dung, hoạt động được diễn ra trong suốt buổi workshop. Những ý kiến từ khán giả, những vấn đề được giải đáp từ chuyên gia hay những mục tiêu chưa được thực hiện cũng cần được liệt kê và sẽ được tổng kết sau khi kết thúc chương trình.

– Người giám sát thời gian: Công việc của Timekeeper chỉ liên quan đến các vấn đề thời gian bao gồm theo dõi các hạng mục để đảm bảo đúng tiến độ chương trình đã được đề ra trong kế hoạch. Đồng thời nếu có những thay đổi trong suốt chương trình, Timekeeper phải phân bổ các mục của chương trình kịp thời hợp lý.

– Người tham dự: Họ là những người trực tiếp tham dự toàn bộ buổi workshop, là người lắng nghe những chia sẻ và đưa ra những quan điểm cá nhân. Họ là những người góp phần giúp cho sự thành công của buổi workshop. Và mục đích của người tham dự là thu thập những thông tin, kinh nghiệm và kiến thức từ diễn giả.

Triển khai buổi workshop theo kế hoạch

Người điều phối sẽ mở màn buổi workshop bằng những lời chào, giới thiệu để dẫn dắt vào chủ đề chính. Sau đó là phần liệt kê khung thời gian sẽ diễn ra những hoạt động trong suốt buổi workshop đồng thời nêu lên mục đích và mong muốn sau chương trình. Đối với vị trí người tham dự, nên lắng nghe và tôn trọng những chia sẻ của chuyên gia, tích cực đưa ra những ý kiến đóng góp để buổi workshop trở nên thành công hơn.

Tổng kết và rút kinh nghiệm sau workshop

Cuối buổi, người điều phối sẽ tổng kết lại chương trình, đây là một trong những phần nhỏ của Workshop nhưng vô cùng quan trọng. Tất cả mọi vấn đề đều cần có tổng kết và tuyên bố cuối cùng. Hoàn thành những hạng mục giải đáp thắc mắc và các thông tin ghi nhận trong workshop, kiểm tra các tài liệu và gửi đến người tham dự. 

Điều này sẽ giúp người tham gia hiểu được mọi vấn đề một cách trọn vẹn.

Những quy tắc cần phải tuân thủ

– Tôn trọng quan điểm, ý kiến của nhau: Buổi workshop là nơi để mọi người cùng nhau chia sẻ, do đó, mỗi người một quan điểm và không có sự nhận định đúng và sai. Do đó, tất cả mọi ý kiến đều cần được tôn trọng.

– Thảo luận trên tinh thần chia sẻ, học hỏi: Buổi workshop được tổ chức dựa trên nền tảng chia sẻ kinh nghiệm của mọi người trong cùng lĩnh vực, vì thế mọi người đến tham dự là những người học hỏi những cái mới không những từ diễn giả mà còn từ những người xung quanh. 

– Tập trung trao đổi về vấn đề chính: Do buổi workshop chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, bạn không nên để phí thời gian học hỏi ấy cho những vấn đề ngoài lề. 

– Thảo luận trong khung thời gian cho phép: Trong buổi workshop có rất nhiều hạng mục được đề cập, được chia sẻ từ những nhân vật khách mời. Thế nên, bạn cần lắng nghe và chỉ nên thảo luận với những người xung quanh trong khoảng thời gian cho phép.

– Không đả kích, miệt thị hay bày tỏ thái độ tiêu cực: Dựa trên tinh thần học hỏi và chắt lọc thông tin, do đó, có rất nhiều kiến thức chuyên sâu được đề cập đến. Bạn hãy tích lũy cho mình những kiến thức cần thiết và phù hợp, đừng bày tỏ thái độ với những kiến thức không phù hợp với bản thân.

– Cần có sự tổng kết và đưa ra đồng thuận cuối cùng: Để đạt được buổi workshop thành công tốt đẹp, mọi người cần được giải đáp mọi thắc mắc liên quan để chủ đề. Trước khi kết thúc chương trình, cần phải có sự thống nhất về kiến thức giữa các bên để đạt được mục đích đề ra.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Ngõ 83 đường Tân Triều mới, Thanh Trì, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com