Sự kiện gặp thời tiết bất lợi cần chuẩn bị những gì?

Sự kiện đặc biệt và các buổi tụ họp có thể mang lại nhiều niềm vui và kỷ niệm đáng nhớ. Đặc biệt các sự kiện ngoài trời ngay càng được ưa chuộng bởi không gian rộng rãi, thoáng đãng và sức chứa lớn. Tuy nhiên, khi gặp phải điều kiện thời tiết bất lợi như mưa, bão, gió mạnh chúng có thể gây ra những khó khăn và rủi ro. Để đảm bảo an toàn và thành công cho sự kiện của bạn, hãy cùng tìm hiểu về những điều cần chuẩn bị khi sự kiện gặp thời tiết bất lợi để có thêm kinh nghiệm cho mình nhé!

Kiểm tra dự báo thời tiết và lựa chọn ngày phù hợp

Yếu tố thời tiết là thứ chúng ta không kiểm soát được nhưng hoàn toàn có thể dự đoán chúng. Trước khi sự kiện diễn ra, hãy thường xuyên theo dõi dự báo thời tiết để biết trước về các điều kiện khắc nghiệt. Cập nhật thông tin về mức độ mưa, bão, gió hay nắng nóng giúp bạn đánh giá tốt hơn về tác động của thời tiết lên sự kiện của mình. Từ đó đưa ra được những phương án phù hợp. 

Chuẩn bị các dụng cụ, trang thiết bị chống mưa bão

Đối với các thiết bị âm thanh, ánh sáng hoặc trang thiết bị nhạc cụ khác cần được bảo vệ cao hơn. Sử dụng bọc chống nước, màn che hoặc khu vực bảo vệ để đảm bảo hiệu suất và an toàn của các thiết bị này.





Đối với những vật dụng như bàn, ghế, backdrop,… hãy cố gắng di chuyển chúng trước khi trời  mưa. Tất cả các đồ vật  khác cũng phải có đủ trọng lượng  để tránh bị thổi bay hoặc cố định xuống đất. Tránh để đồ vật bị cuốn trôi gây thương tích cho người và hư hỏng đồ vật.

Cung cấp cho khách mời và nhân viên một số áo mưa và áo khoác chống nước để bảo vệ khỏi mưa và gió. Đảm bảo chúng có kích thước và kiểu dáng phù hợp cho mọi người.

Đối với khu vực khách mời hãy chuẩn bị một số lều hoặc khung sắt che mưa để khách mời có thể tránh mưa và tìm nơi trú ẩn. Đồng thời chuẩn bị các bồn chứa nước, máy bơm nước để tránh cho sự kiện bị ngập nước

 

Phân công nhiệm vụ cho nhân sự

Khi thời tiết xấu xảy ra thì tâm lí khách mời thường sẽ hoảng loạn, mất kiểm soát, xô đẩy lẫn nhau để tìm nơi an toàn cho mình. Nhất là ở các sự kiện quy mô lớn tập trung đông người còn gây ra tình trạng giẩm đạp vô cùng nghiêm trọng. Chính vì vậy bạn cần phân công nhân sự phụ trách kiểm soát và ổn định mỗi khu vực, báo cáo ngay khi có vấn đề xảy ra để có phương án giải quyết nhanh nhất.

Lên kế hoạch dự phòng

Chuẩn bị một kế hoạch dự phòng chi tiết để đối phó với tình huống khi thời tiết trở nên quá nguy hiểm hoặc không an toàn. Điều này bao gồm việc dời lịch trình, hủy bỏ sự kiện hoặc sẵn sàng sơ tán nhanh chóng khi cần thiết.

Hãy xác định và chuẩn bị một vị trí dự phòng trong nhà hoặc một không gian che chắn khác. Đảm bảo rằng vị trí này có đủ không gian để chứa tất cả khách mời và có đủ dụng cụ, trang thiết bị và tiện nghi cần thiết trong các sự kiện ngoài trời.Nếu có thể, hãy có kế hoạch di chuyển sự kiện vào một ngày hoặc giờ khác trong trường hợp dự báo thời tiết xấu. Liên hệ với khách mời và thông báo về sự thay đổi này.

Khi chuẩn bị cho một sự kiện đối mặt với thời tiết bất lợi, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch dự phòng là rất quan trọng. Bằng cách áp dụng các lưu ý trên, BSG Event tin rằng bạn có thể đảm bảo sự an toàn và thành công của sự kiện trong bất kỳ điều kiện thời tiết nào.

Và nếu bạn đang cần chuẩn bị cho một sự kiện hội nghị, hội thảo,… hãy liên hệ ngay BSG Event để được tư vấn trực tiếp nhé!

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Ngõ 83 đường Tân Triều mới, Thanh Trì, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com

Bài viết liên quan