Những lưu ý tổ chức hội thảo cần quan tâm
Mỗi năm trên cả nước diễn ra rất nhiều buổi tổ chức hội thảo, từ ban ngành, đoàn thể, đơn vị hành chính đến các doanh nghiệp, hội thảo đối với nhiều người không còn xa lạ. Tuy nhiên, để tổ chức nên một buổi hội thảo bài bản, chuyên nghiệp, còn khó khăn đối với rất nhiều người. Và kế hoạch tổ chức hội thảo như thế nào? Những lưu ý khi tổ chức hội thảo? Dưới đây, Bsg sẽ cung cấp thêm thông tin để các bạn hiểu thêm về vấn đề này giúp bạn có thể tổ chức hội thảo thành công.
Tổ chức hội thảo là gì?
.jpg)
Tổ chức hội thảo là cuộc gặp gỡ giữa một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian nhất định đã được sắp xếp trước. Hội thảo được tổ chức ra nhằm trao đổi đưa ra những ý kiến đóng góp, phản biện góp phần xây dựng chủ đề chung hoàn thiện hơn.
Một số nội dung khi tiến hành hội thảo
Trước khi tìm hiểu về lưu ý khi tổ chức hội thảo, ta cùng điểm qua một số nội dung chuẩn bị tiến hành tổ chức hội thảo nhé!
Kế hoạch tổ chức hội thảo
Bạn cần lên chính xác nội dung cho các vấn đề:
Mục tiêu, nội dung cuộc hội thảo
Thời gian, địa điểm dự kiến cuộc hội thảo
Đơn vị tổ chức hội thảo
Khách mời, thành phần dự hội thảo
Timeline cho hội thảo
Chương trình, kịch bản tổ chức hội thảo
Khi bạn lên được chính xác nội dung về kế hoạch tổ chức hội thảo, căn cứ vào đó bạn sẽ lên timeline chương trình, kịch bản tổ chức hội thảo.
Đón tiếp khách tham dự
Lễ tân sẽ đón khách, phát tài liệu và dẫn khách đến vị trí chỗ ngồi.
Bắt đầu chương trình hội thảo
Sau khi khách mời ổn định vị trí, đến giờ theo kịch bản chương trình, Mc sẽ lên mở đầu chương trình, giới thiệu về buổi hội thảo, thành phần đại biểu tham dự và tuyên bố lý do hội thảo. ( Kịch bản Mc hội thảo được soạn sẵn trước đó, được thông qua và luyện tập trước để có thể biểu đạt được tốt nhất).
Đại diện khách mời lên phát biểu khai mạc chương trình.
Sau khi buổi lễ được khai mạc thì ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình hội thảo sẽ lên điều hành chương trình. Nếu buổi hội thảo diễn ra với mục đích trao đổi giải quyết một vấn đề nào đó, thì nên có ban chủ trì của hội thảo để điều tiết chương trình. Tránh những xung đột hay những ý kiến trái chiều đi quá xa so với nội dung hội thảo.
Hiện nay, đối với những buổi hội thảo, tiệc trà, tiệc teabreak đã trở thành xu hướng được nhiều người ưa chuộng trong các sự kiện như hội thảo. Tiệc teabreak được bố trí sử dụng vào giữa buổi để giúp mọi người thoải mái hơn, có thời gian giải lao, ăn nhẹ giữa giờ,…
Kết thúc hội thảo
Sau khi nội dung hội thảo đã kết thúc và đưa ra được những ý kiến chung sẽ tiến hành bế mạc. Khách mời đại diện sẽ lên phát biểu bế mạc chương trình.
Người dẫn chương trình hội thảo sẽ theo kịch bản MC hội thảo kết thúc chương trình.
Các hình thức tổ chức hội thảo
.png)
Hội thảo khoa học
Hội thảo khoa học là hội thảo được thường được tổ chức thường niên tại các tổ chức giáo dục, viện nghiên cứu khoa học, trung tâm công nghệ, các trường đại học lớn. Các diễn giả, chuyên gia sẽ trình bày vấn đề và cùng những người có chuyên môn thảo luận đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề khoa học nhất định.
Workshop
được biết là một hoặc một chuỗi sự kiện để chia sẻ kinh nghiệm , kiến thức, phương pháp, kỹ năng của một lĩnh vực nào đó. Tùy thuộc vào mục đích của từng chủ đề mà có thể mời diễn giả phù hợp. Đa phần các buổi Workshop thường là nói chuyện cùng khách mời và trả lời câu hỏi
Hội thảo chuyên đề- chuyên môn
Tổ chức hội thảo chuyên đề, chuyên môn là một buổi hội thảo liên quan giữa các chuyên gia và các doanh nghiệp trong một ngành nghề. Nội dung của cuộc hội thảo sẽ xoay quanh những vấn đề trở ngại và phát triển của ngành đó.
Tập huấn
Tổ chức hội thảo tập huấn là các buổi hội thảo hướng dẫn, luyện tập về một vấn đề để nâng cao kiến thức, chuyên môn, kỹ năng, nghiệp vụ của một lĩnh vực nào đó.
Chi phí tổ chức hội thảo
Để đảm bảo tổ chức buổi hội thảo thành công thì ngân sách cho hội thảo rất quan trọng, nó đảm bảo được các công đoạn thực hiện của chương trình.Thông thường một buổi hội thảo sẽ cần những chi phí cho các hạng mục sau:
- Địa điểm: Tùy thuộc vào số lượng khách mời, lựa chọn địa điểm có sức chứa phù hợp. Nếu số lượng khách ít có thể thuê phòng họp nhỏ. Nếu số lượng khách lớn nên thuê tổ chức ở các trung tâm lớn, hội nghị.
- Thiết bị, vật dụng: Standee, backdrop, hệ thống loa mic, sân khấu, máy chiếu,…
- Mc, diễn giả: Mức giá có sự chênh lệch, theo ngân sách của bạn có thể lựa chọn sao cho phù hợp.
- Tiệc trà, teabreak: Nên lựa chọn theo menu của đơn vị tổ chức để có thể tiết kiệm được thời gian, đảm bảo chất lượng.
- Chi phí phát sinh: Mỗi buổi tổ chức hội thảo nên dự trù thêm chi phí đề phòng các sự cố phát sinh.
Các bước cần lưu ý khi tổ chức hội thảo
Chương trình
Một số điều bạn cần lưu ý trước khi diễn ra chương trình hội thảo:
- Chuẩn bị đầy các tài liệu, dụng cụ cần thiết để tránh những thiếu sót không đáng có.
- Lựa chọn địa điểm diễn ra hội thảo, tiến hành trang trí sao cho phù hợp với nội dung sự kiện.
- Trang trí sân khấu bằng backdrop, hoa tươi, thảm đỏ. Kiểm tra bố cục lắp đặt sân khấu khu vực tổ chức sự kiện, liệu đã được trang trí đầy đủ bàn ghế, băng rôn, hoa đèn…hay chưa?
- Lắp đặt hệ thống đèn chiếu sáng, ánh sáng, màn chiếu, âm thanh phục vụ cho cuộc hội thảo.
- Sắp xếp khu vực dành cho đại biểu: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, đặt khăn trải bàn, biển tên, hoa tươi, nước uống,…
- Sắp xếp khu vực dành cho khách tham dự khác gọn gàng, khoa học
- Sắp xếp khu vực lễ tân bao gồm tài liệu, bánh kẹo, nước uống,…cho khách tham dự hội thảo.
- Phân công công việc cho bộ phận lễ tân tiếp đón khách và hướng dẫn khách vào hội trường đồng thời phát tài liệu đã chuẩn bị cho khách tham dự.
- Có thể liên hệ với các cơ quan, phương tiện truyền thông để đưa tin về sự kiện sắp diễn ra nếu cần.
Khách mời, chuyên gia,..
- Cần phải lên danh sánh lượng khách mời, gửi lời mời đến khách mời trước thời gian tổ chức, xác định được họ có đến tham gia được hay không?
- Trước khi diễn ra sự kiện một vài ngày, bạn nên có email nhắc nhở họ đến dự buổi hội thảo
Địa điểm tổ chức
.jpg)
- Quy mô hội thảo là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc chọn địa điểm tổ chức hội thảo. Đối với những hội thảo có quy mô nhỏ. Đặc biệt là các hội thảo chuyên môn, mang tính đặc thù với lượng khách mời ít hơn 100 người.
- Tính chất hội thảo quyết định tới cách bài trí không gian của hội thảo. Với những hội thảo học thuật, hội thảo khoa học; hoặc hội thảo nội bộ giữa các chuyên gia trong ngành, hay hội thảo du học… địa điểm tốt nhất là những phòng họp kín như hội trường, phòng họp lớn.
- Với những hội thảo chuyên nghiệp, sang trọng cùng với những khách mời quý: Đòi hỏi những địa điểm tổ chức có hình thức đẹp mắt và cao cấp. Chẳng hạn như khách sạn, phòng họp lớn tại các trung tâm tổ chức sự kiện. Nếu tổ chức trong nhà hoặc những khu thảo quần viên, resort với những hội thảo ngoài trời.
- Tính chất hội thảo cởi mở và không quá nghiêm ngặt hình thức. Đơn vị tổ chức sự kiện có thể chọn những địa điểm vừa tầm về chất lượng và chi phí bỏ ra. Chỉ cần đảm bảo tính lịch sự và thoải mái cho người tham dự.
- Đối với những hội thảo có quy mô lớn, các thiết bị hỗ trợ sẽ cần nhiều hơn và chất lượng cao hơn các hội thảo quy mô nhỏ. Các thiết bị cần thiết như dàn âm thanh, mic, máy chiếu là là những thứ không thể thiếu. Nên chọn những địa điểm chuyên tổ chức hội thảo họ sẽ đảm bảo được âm thanh ánh sáng cho sự kiện của bạn.
Truyền thông
Hiện nay, thời đại công nghệ 4.0 phát triển ngày càng mạnh mẽ, phát triển tột bậc, với những phần mềm hiện đại. Với sự tiếp cận công nghệ ngày càng nhiều, để buổi hội thảo diễn ra thành công thì không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1-2 tuần trước khi diễn ra hội thảo.
Đặc biệt, để có thể thu hút được nhiều người quan tâm bạn nên chọn một chủ đề đánh trúng tâm lý của người tham gia, được nhiều người quan tâm để thực hiện truyền thông cho sự kiện.
Trong quá trình diễn ra tổ chức hội thảo nên có quay chụp sự kiện làm tư liệu báo cáo, cũng như có tư liệu để truyền thông sau sự kiện, thể hiện được hiệu quả thành công của sự kiện đến với mọi người.
Đơn vị tổ chức hội thảo uy tín
Tổ chức hội thảo đều là những sự kiện quan trọng của các cơ quan, doanh nghiệp. Do vậy, để đảm bảo chương trình được diễn ra thành công tốt đẹp, đồng thời tối ưu về chi phí, thì việc lựa chọn một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, uy tín, và có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề là vô cùng quan trọng.
.png)
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Ngõ 83 đường Tân Triều mới, Thanh Trì, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com