7 lưu ý khi thiết lập bảng dự trù kinh phí

 Khi tổ chức một sự kiện sẽ có rất nhiều tài liệu cần chuẩn bị, và bảng dự trụ kinh phí là một trong những tài liệu không thể thiếu. Đây là một công cụ quan trọng để quản lý nguồn lực để quản lý nguồn lực tài chính và lập kế hoạch cho sự kiện.

Nó giúp đảm bảo chi phí được kiểm soát và sử dụng một cách hợp lý, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá khả năng tài chính và đàm phán với nhà tài trợ. Và để biết trong một bảng dự trù kinh phí cần lưu ý những điều gì thì bạn hãy theo dõi bài viết sau của chúng tôi nhé.

Xác định rõ mục tiêu và phạm vi sự kiện

Việc đầu tiên cần làm là xác định rõ mục tiêu và phạm vi của sự kiện chúng ta sẽ tổ chức, chỉ khi biết rõ được mục tiêu và quy mô sự kiện thì ta mới có thể xác định được những yêu cầu và chi phí cần thiết cho sự kiện. Và khi đó ta mới có thể thiết lập bảng dự trù kinh phí chính xác và đầy đủ.

Xem xét các yếu tố chi phí

Dựa vào kế hoạch và kịch bản sự kiện đã có từ trước để tạo danh sách toàn bộ các yếu tố chi phí có thể liên quan đến sự kiện, bao gồm các khoản chi tiêu như lương, vật liệu, thiết bị, dịch vụ, quảng cáo, chi phí vận chuyển và chi phí hỗ trợ khác. Và bạn cần phải đảm bảo được rằng danh sách đã bao gồm đầy đủ tất các cả yếu tố có liên quan đến chi phí nhằm tránh được những rủi ro không đáng có.

Tham khảo giá thị trường

Sau khi đã xác định được các yếu tố chi phí, bạn cần tham khảo giá cả thị trường để dự trù kinh phí cho từng hạng mục. Có thể tham khảo giá cả từ nhiều nơi khác nhau như: sàn thương mại điện tử, các nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất.

Hoặc nếu có thể, nên tham khảo các nguồn tin cậy, các dự án tương tự hoặc chuyên gia trong lĩnh vực để có cái nhìn toàn diện về mức độ chi phí dự kiến. Và khi tham khảo giá cả từ nhiều nguồn khác nhau đáng tin cậy sẽ giúp cho bảng dự trù kinh phí của bạn gần sát với thực tế nhất

Dự phòng và tính toán sai số 

Trong sự kiện thì bất kỳ giai đoạn nào cũng sẽ có những sai số, đôi khi các yếu tố không mong đợi có thể xảy ra trong quá trình thiết lập bảng dự trù kinh phí. vì vậy khi lập bảng dự trù, cần lưu ý dự trù thêm các khoản chi phí cho các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án để đảm bảo rằng bạn có đủ nguồn lực để xử lý các tình huống bất ngờ, ví dụ như rủi ro về biến động giá cả nguyên vật liệu, rủi ro về thời tiết, rủi ro về tai nạn lao động,...

Sử dụng các công cụ hỗ trợ

Trong xã hội công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì việc sử dụng công nghệ để hỗ trợ trong công việc là vô cùng phổ biến. Có nhiều công cụ hỗ trợ lập bảng dự trù kinh phí hiệu quả, ví dụ như phần mềm Excel, Google Sheets,...Sử dụng các công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo độ chính xác của bảng dự trù kinh phí.

Điều chỉnh và đánh giá

Khi bạn đã hoàn thành bảng dự trù kinh phí, hãy xem xét lại và đánh giá nó một cách cẩn thận. Kiểm tra xem liệu nó có hợp lý, có cân đối và phù hợp với mục tiêu ban đầu của bạn hay không. Nếu cần thiết, điều chỉnh các con số và yếu tố để tạo ra một dự trù kinh phí chính xác hơn. Và khi dự án bắt đầu, hãy theo dõi kinh phí thực tế và so sánh nó với bảng dự trù ban đầu. Điều này giúp bạn phát hiện sự chênh lệch và điều chỉnh kế hoạch nếu cần một cách nhanh nhất.

Liên tục cập nhật 

Kinh phí không phải là một yếu tố tĩnh, nó cần được cập nhật và điều chỉnh theo thời gian. Kiểm tra và cập nhật bảng dự trù kinh phí thường xuyên để đảm bảo rằng nó phản ánh đúng tình hình và đảm bảo tiến độ thực hiện của sự kiện.

BSG Event mong với những chia sẻ trên thì bạn có thể tự tạo cho mình một bảng dự trù kinh phí hợp lý và chính xác nhất.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com
Bài viết liên quan