5 thách thức các nhà làm tổ chức sự kiện sự kiện phải đối mặt và giải pháp

Tổ chức sự kiện là một công việc phức tạp và đầy thử thách, đòi hỏi người làm công việc này phải có sự sáng tạo, kỹ năng quản lý và khả năng ứng biến linh hoạt. nhà làm sự kiện không chỉ cần có tầm nhìn chiến lược mà còn phải biết cách quản lý chi tiết từng khía cạnh của sự kiện. Trong quá trình tổ chức sự kiện, họ thường xuyên phải đối mặt với nhiều thách thức không lường trước. Dưới đây là những thách thức mà một nhà làm sự kiện có thể gặp phải và các gợi ý giải pháp để vượt qua chúng.

Quản lí ngân sách

Một trong những thách thức lớn nhất đối với nhà làm sự kiện là việc quản lý ngân sách. Khách hàng thường có yêu cầu cao nhưng ngân sách lại hạn chế. Việc cân bằng giữa mong muốn của khách hàng và khả năng tài chính có thể gây ra nhiều áp lực. Nếu không quản lý tốt, có thể gặp phải tình trạng thiếu hụt tài chính hoặc phải cắt giảm những phần quan trọng của sự kiện.

 Giải pháp:
  • Lập kế hoạch chi tiết: Bắt đầu bằng việc thiết lập một kế hoạch chi tiết về ngân sách, bao gồm tất cả các khoản chi tiêu dự kiến. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan và dễ dàng kiểm soát chi phí.
  • Dự phòng chi phí: Luôn dành ra một khoản dự phòng cho các chi phí phát sinh không mong muốn. Điều này giúp bạn tránh được tình trạng bị động khi có sự cố xảy ra.
  • Thương lượng: Thương lượng với các nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp cũng giúp bạn nhận được nhiều ưu đãi hơn.

Quản lí thời gian

Thời gian luôn là yếu tố quyết định thành công của một sự kiện. Việc không đảm bảo đúng tiến độ có thể dẫn đến việc không kịp chuẩn bị và tổ chức một sự kiện hoàn hảo. Sự chậm trễ trong bất kỳ khâu nào cũng có thể ảnh hưởng lớn đến toàn bộ kế hoạch.

 Giải pháp:
  • Xây dựng timeline chi tiết cho từng công đoạn của sự kiện và bám sát nó. Việc này giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời nếu có vấn đề xảy ra.
  • Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana để theo dõi tiến độ công việc. Các công cụ này giúp bạn phân chia công việc rõ ràng và kiểm soát tốt hơn.
  • Phân chia công việc rõ ràng và đảm bảo mọi người trong đội ngũ đều biết nhiệm vụ của mình và thời hạn hoàn thành.

Quản lí rủi ro

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các sự cố bất ngờ như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật, hay thay đổi lịch trình vào phút chót có thể ảnh hưởng lớn đến sự kiện. Việc không chuẩn bị tốt cho các tình huống này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.

Giải pháp:

  • Chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống khẩn cấp. Ví dụ, nếu tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy có sẵn phương án di dời vào trong nhà khi thời tiết xấu.
  • Đảm bảo có một đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp và sẵn sàng ứng phó với các tình huống bất ngờ.

Thiếu ý tưởng sáng tạo

Việc duy trì sự sáng tạo để tạo ra những sự kiện độc đáo và hấp dẫn là một thách thức lớn đối với các Event Planner và ý tưởng đấy phải thực sự làm hài lòng khách hàng. Sự lặp lại và thiếu ý tưởng mới có thể làm giảm sức hút của sự kiện

Giải pháp:

  • Luôn cập nhật các xu hướng mới trong ngành tổ chức sự kiện và áp dụng những ý tưởng sáng tạo vào công việc của mình.
  • Tham khảo các sự kiện đã tổ chức thành công và học hỏi từ những ý tưởng sáng tạo của đồng nghiệp.
  • Tổ chức các buổi brainstorming cùng đội ngũ của mình để cùng nhau đưa ra những ý tưởng mới lạ và đột phá.

Thiếu hụt nhân sự sự kiện

Thiếu nhân sự là thách thức nghiêm trọng đối với các sự kiện và người làm sự kiện . Điều này có thể xảy ra khi người lập kế hoạch thiếu kỹ năng và kinh nghiệm. Nó cũng có thể xảy ra khi nhân viên bị ốm hoặc gặp các trường hợp khẩn cấp khác khiến họ không thể làm việc. Điều này có thể dẫn đến việc không hoàn thành công việc đúng thời hạn hoặc giảm chất lượng dịch vụ.

Giải pháp:

  • Lập kế hoạch nhân sự: Xác định rõ nhu cầu nhân sự cho từng giai đoạn của sự kiện và lên kế hoạch tuyển dụng hoặc thuê nhân sự tạm thời nếu cần.
  • Tính số lượng nhân sự vận hành dựa trên số lượng người tham dự dự kiến
  • Đầu tư vào việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho đội ngũ nhân viên hiện tại để họ có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau.

Tổ chức sự kiện là một công việc đầy thách thức nhưng cũng rất thú vị và sáng tạo. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng và ứng biến linh hoạt, mọi nhà làm sự kiện đều có thể vượt qua các khó khăn và tổ chức thành công những sự kiện đáng nhớ.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ: 

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com
Bài viết liên quan