5 Giải pháp check-in phổ biến trong sự kiện
Khi tổ chức một sự kiện, việc quản lý check-in của khách tham dự là một khâu rất quan trọng. Nó là giai đoạn mở màn cho buổi tổ chức sự kiện nên người tổ chức sự kiện phải quản lý công việc check-in thật chu đáo quyết định tới cả quá trình sự kiện diễn ra. Có nhiều giải pháp check-in phổ biến được sử dụng nhằm đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng và trôi chảy, tạo trải nghiệm tốt cho khách tham dự.Cùng BSG Event xem chúng là gì nhé!
Check-in bằng danh sách gọi tên
Đây là phương thức check-in truyền thống, đơn giản nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi. Tổ chức sự kiện chuẩn bị sẵn danh sách các khách tham dự, khi khách đến nhân viên sẽ gọi tên và đánh dấu vào danh sách. Tuy nhiên danh sách giấy có thể dẫn đến các sai sót như nhầm lẫn tên, thất lạc danh sách,… gặp khó khăn về tốc độ và hiệu quả check-in.
Check-in bằng mã QR code
Ưu điểm của nó là dễ sử dụng không cần thiết bị quá đặc biệt, tiết kiệm thời gian tăng tốc độ check in, có thể mã hóa nhiều thông tin( tên, email, số điện thoại,…). Hỗ trợ quét nhanh chóng bằng camera điện thoại giúp tiết kiệm được chi phí in ấn vé giấy.
Tuy nhiên hình thức này cần các thiết bị hỗ trợ quét như điện thoại, máy tính bảng,…và có nguy cơ dễ bị làm giả khiến những vị khách không mời mà tới trà trộn vào gây rủi ro cho sự kiện.
Check- in bằng vé điện tử
Check-in bằng vé gắn chip RIFD
Ưu điểm của nó là tự động nhận diện khách mời từ xa, quét nhiều thẻ cùng lúc, có thể tích hợp thêm thông tin cá nhân bằng thẻ RFID gắn chip. Dữ liệu check-in được lưu trữ điện tử, dễ dàng kiểm tra và quản lý. Ngoài chức năng check-in, vé gắn chip RFID có thể được kết nối với các tính năng khác như quản lý chỗ ngồi, thanh toán, theo dõi hoạt động của người tham dự,…
.jpg)
Hạn chế của nó lại là vấn đề chi phí đầu tư cao hơn so với mã QR, cần thiết bị hỗ trợ RFID,có khả năng bị nhiễu bởi nhiều các thiết bị điện tử khác. Nếu xảy ra sự cố về hệ thống, mạng lưới hay nguồn điện, quá trình check-in sẽ bị gián đoạn và có thể ảnh hưởng đến tiến độ của sự kiện.
Check- in bằng ứng dụng di động
Công nghệ này rất tiện lợi và dễ sử dụng cho người tham dự. Người tham dự chỉ cần mở ứng dụng, quét mã QR hoặc nhập thông tin vào ứng dụng, không cần phải xếp hàng và làm các thủ tục giấy tờ. Ứng dụng di động có thể tích hợp nhiều chức năng như thanh toán, quản lý vé, nhận thông báo,... giúp người dùng dễ dàng quản lý quá trình tham dự của mình. Toàn bộ quá trình check-in được lưu trữ số hóa, dễ dàng thu thập dữ liệu của người tham dự.
Tuy nhiên nó lại yêu cầu người dùng cài đăt ứng dụng dẫn đến bị phụ thuộc vào kết nối Internet, cần tìm nhà phát hành để thiết kế và phát triển ứng dụng riêng làm phát sinh khoản chi phí không nhỏ. Đặc biệt nếu khách tham dự là người lớn tuổi có thể gặp khó khăn trong việc tải và sử dụng ứng dụng di động, điều này có thể gây chậm trễ trong quá trình check-in.
Tóm lại, tuỳ thuộc vào quy mô, đối tượng khách tham dự và các yêu cầu cụ thể của mỗi sự kiện, ban tổ chức có thể lựa chọn áp dụng một hoặc kết hợp các giải pháp check-in trên. Đồng thời phối hợp với các công ty tổ chức sự kiện uy tín để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.
BSG Event tự hào là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu với nhiều năm kinh nghiệm hứa hẹn sẽ đem đến cho bạn những trải nghiệm dịch vụ hoàn hảo nhất.
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com